Создание системы управления, оринтированной на успех

Она нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Некоторые присущие этой структуре управление в ООО «Праздник» такие как: длительная процедура принятия решений, возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место, практически отсутствуют. Это связано с тем, что коллектив ООО «Праздник» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом.

Однако серьезной проблемой становится по мере увеличения числа клиентов нагрузка на администратора — бухгалтера — экспедитора, исполняющего все эти роли, сильно устает, не всегда справляется некоторыми возложенными на него обязанностями.

Цель работы ООО «Праздник» — предоставить полноценный отдых людям, имеющим средний достаток и немного выше среднего, при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности.

Таким образом, указанные цели организации ООО «Праздник» можно свести к количественным показателям: среднемесячное количество клиентов, посетившее кафе, объем полученной прибыли. Эти два показателя в какой-то мере противоречат друг другу. Необходимо при дальнейшем проектировании системы управление это момент учитывать.

Поскольку для ООО «Праздник» главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в кафе и прибыльности предприятия. То для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов. Для выяснения требований проводился опрос посетителей кафе. Выяснилось, что клиенты хотят: посидеть в уютной теплой обстановке; вкусно поесть качественно приготовленные блюда, пить некрепкие спиртные напитки (пиво, сухие вина); чувствовать себя в безопасности; получить вежливое и приятное обслуживание.

Отсюда выстраиваются следующие цепочки функций управления (таб. 2.3).

Таблица 2.3 — Исследование и проектирование функций управления в ООО «Праздник»

№ п.п. Функция Исполнитель Кто контролирует Принятие заказа от клиента Официант, бармен Бармен, администратор Передача заказа в производственный отдел (на кухню) Официант, бармен администратор Изготовление заказанного блюда Повар Официант, бармен Подача блюда клиенту Официант Бармен Наблюдение за безопасностью клиентов Охранник Официант, бармен, администратор Для обеспечения кафе продуктами и напитками выполняются следующие действия (таб. 2.4).

Таблица 2.4 — Функции обеспечения ООО «Праздник»

№ п.п. Функция Исполнитель Кто утверждает, контролирует Составление меню, списка необходимых продуктов и напитков Официант, бармен по заказам клиентов Администратор Передача списка продуктов в бухгалтерию Официант, бармен Администратор Оплата продуктов и напитков Бухгалтер Директор Получение продуктов и напитков от поставщиков Водитель, экспедитор Администратор Складирование продуктов и напитков Экспедитор, помощник повара Администратор Анализ управленческих функций показывает явную перегруженность администратора. По данным таблицы видно, что функции администратора, бухгалтера и экспедитора выполняет одно лицо. Кроме того, отсутствует отдел (или физическое лицо) планомерно работающий с клиентами, изучающий их потребности, вкусы, планирующий какие-либо мероприятия. Официанты заняты текущей работой по обслуживанию клиентов. В результате анализа можно сделать вывод о том, что в организации ООО «Праздник» выстроена неэффективная система управления. Далее рассмотрим мероприятия, направленные на создание эффективной системы.

2.

3. Рекомендации по проектированию системы управления ООО «Праздник», ориентированной на успех

Как уже было отмечено коллектив ООО «Праздник» достаточно успешно справляется с возложенными на него задачами. Однако перегруженность администратора позволяет не всегда успешно обеспечивать продуктами и напитками кафе, замедляется процесс подготовки платежей, не всегда вовремя производится закуп необходимых продуктов.

Рисунок 2.3 — Проектная структура управления ООО «Праздник»

Требуется передать часть функций другим сотрудникам ООО «Праздник», дополнительно принять одного-двух специалистов. Кроме того, нужно начать более планомерно работать с клиентами, изучать их вкусы, потребности, проводить рекламные компании, начать PR-работу. Функции продвижения кафе, изучения клиентов следует взять на себя администратору. Функции администратора и экспедитора следует передать одному из опытных сотрудников, желательно из официантов. Так как официанты хорошо знают своих клиентов, имеют опыт общения с ними и могут передавать опыт работы с ними вновь принятым на работу официантам. Официант хорошо разбирается в качестве продуктов, может работать как экспедитор. С учетом высказанных предложений структура управления ООО «Праздник» будет выглядеть следующим образом (см. рис. 2.

3.)

Данная структура управления боле полно отвечает целям ООО «Праздник»: предоставить полноценный отдых людям, имеющим средний достаток и немного выше среднего, при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности. При такой структуре управление администратор сможет сосредоточиться на приемё клиентов, при необходимости сможет поддержать с ними беседу, создать уютную обстановку, контролировать работу официантов и бармена. В случае отсутствия администратор делегирует свои функции бармену. В дневные часы, когда посетителей в кафе немного, администратор сможет исполнять функции экспедитора.

Итак, рассмотрим подробно план мероприятий по созданию эффективной системы управления.

Таблица 2.

5. — План мероприятий по реорганизации системы управления ООО «Праздник», ориентированной на успех

№ п.п. Мероприятия Ответственный Срок проведения мероприятия 1. Принять на работу дополнительно 2-х специалистов Директор 1 неделя 2. Провести анкетирование, для определения предпочтений клиентов Администратор 1 неделя 3. Разработать рекламную компанию по привлечению клиентов Директор 3 недели 4. Перевести официанта на должность экспедитора Администратор 2 дня 5. Разработать новое меню, согласно проведенному анкетированию Администратор 2 дня Таким образом, можно сделать вывод о том, что вновь созданная структура управления повысить контроль за работой официантов, позволит лучше их настраивать на вежливое предупредительное отношение с посетителями. При необходимости администратор сможет подстраховать официантов, если при большом наплыве посетителей им потребуется помощь.

Разработанный план мероприятий предполагает разработку рекламной компании. При планировании рекламной кампании ресторана обычно совершаются 2 распространенные ошибки: на рекламу выделяется очень мало средств (или вообще не выделяется) или рекламоносители подбираются неправильно (в этом случае рестораторы ориентируются на коллег, чей опыт им кажется удачным, а не на особенности своего заведения).

В качестве основной цели рекламной кампании можно выделить стабильное долгосрочное конкурентное преимущество ресторана. Таким образом, в качестве основных задач проведения проекта можно выделить:

Определение целевой аудитории, или сегмента, на который ориентированы услуги ресторана;

Определение идеи рекламной компании.

Анализ конкурентной среды предприятия, Разработка рекламной стратегии, определение сметы рекламной компании;

Оценка эффективности рекламной компании после ее проведения.

Рассчитаем все затраты на рекламу.

Таблица 2.

5. Затраты на проведение рекламной компании ООО «Праздник»

№ п/п Вид рекламы Длительность проведения Количество Стоимость 1 Совершенствование сайта ресторана 1 24 000 2 Перетяжки 1 квартал 1 18 000 3 Реклама по радио 1 квартал 170 15 000 4 Создание видео рекламы по городу 1 квартал 250 55 000 5 Реклама «Бегущая строка» в автобусах 2 недели 5 раз в день 15 000 6 Сувениры для подарков 59 000 6 Итого: 168 000

Экономическая эффективность рекламы определяется по степени ее воздействия на развитие товарооборота. Сравнивают также затраты на рекламу и ту прибыль, которую получила организация вследствие увеличения товарооборота под воздействием рекламы. Сделаем расчет экономической эффективности уже проведенных мероприятий. Исходными данными являются оперативная информация и бухгалтерская отчетность.

Ниже в таблице 2.

6. представлены затраты ресторана.

Таблица 2.

6. — Затраты ресторана ООО «Праздник»

Затраты До проведения РК После проведения РК На себестоимость продукции 375 000 487 500 з/п персонала 452 000 492 000 Хоз. Нужды 20 725 20 725 Коммунальные платежи 23 000 23 000 Налоги 117 637 117 637 Реклама 20 000 137 000 Прочее 5 000 5 000 Аренда 750 000 750 000 Итого 1 763 362 1 952 862

Таким образом, после проведения рекламной кампании затраты ресторана вырастут с 1 763 362 до 1 952 862 за счет увеличения затрат на себестоимость продукции за счет привлечения новых клиентов, а также затрат на рекламу и на дополнительный персонал.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы можно подвести следующие итоги.

Для обеспечения успеха организации управление должно строиться на определенных принципах, потенциально обеспечивающих достижение ее целей в условиях изменений внешней среды. Эти принципы определяют соответствующие подходы к управлению, направленному на успех. К числу общих подходов к управлению относят: обобщение, ситуационный подход, интегральный подход и системный комплексный подход.

Эффективное управление — это сложный процесс балансирования и компромисса, предполагающий намеренные уступки (жертвы), когда это необходимо для общего блага организации. Чтобы постичь суть возможных последствий, руководителю необходимо видеть всю ситуацию как единое целое, включая организацию, факторы внешней среды и ожидаемые последствия принимаемого управленческого решения.

Успех на рынке любой организации зависит от эффективности ее руководства, которое, в свою очередь, определяется профессиональной компетенцией менеджеров.

Деловое развитие — это комплексный подход к деятельности в сфере бизнеса, оно включает в себя:

1) процесс увеличения объема бизнеса;

2) усилия, направленные на удовлетворение рыночного спроса;

3) создание новых сфер бизнеса;

4) стимулирование творчества и инициативы в удовлетворении нужд потребителя.

В практической части работы был произведен анализ структуры управления в ООО «Праздник». В результате исследования был выявлено, что ООО «Праздник» имеет линейную структуру управления.

Поскольку коллектив ООО «Праздник» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом, то на предприятии практически отсутствуют длительные процедуры принятия решений, а также конфликты из-за несогласия с директивами.

Однако функции администратора, бухгалтера и экспедитора выполняет одно лицо. В связи с этим серьезной проблемой становится нагрузка на администратора по мере увеличения числа клиентов.

Для эффективной системы управления, требуется передать часть функций другим сотрудникам ООО «Праздник», дополнительно принять одного-двух специалистов. Кроме того, нужно начать более планомерно работать с клиентами, изучать их вкусы, потребности, проводить рекламные компании, начать PR-работу. Функции продвижения кафе, изучения клиентов следует взять на себя администратору.

С учетом высказанных предложений была разработана новая структура управления в ООО «Праздник», а также разработан план мероприятий по совершенствованию системы управления рестораном.

Беляев А.А., Короткое Э. М. Системология. — М.: ИНФРА-М, 2009 — 320 с.

Валуев С. А, Игнатьева А. В. Организационный менеджмент. — М.: Машиностроение, 2009 — 329 с.

Валуев С.А., Волкова В. Н., Игнатьева А. В. и др. Системный анализ в экономике и организации производства. — Л.: Политехника, 2009 — 420 с.

Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: ЮНИТИД, 2010 — 350 с.

Голубков Е.П. и др. Маркетинг: выбор лучшего решения. — М.: Экономика, 2009 — 500 с.

Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмента. Конспект лекций. — Т: ТРТУ, 2004 — 432 с.

Дзарасов С. С. Каждому — Об управлении. -М.: Мысль, 2009 — 415 с.

Игнатьева А.В., Максимцов М. М Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009 — 157 с.

Короткое Э. М. Исследование систем управления. — М.: «ДеКА», 2008 — 456 с.

Короткое Э. М. Концепция менеджмента. — М.: «ДеКА, 2008 — 220 с.

Круглов М. И. Стратегическое управление компанией. Учебник для ВУЗов. -М.: Русская деловая литература, 2009 — 360 с.

Максимцов М.М., Игнатьева А. В., Комаров М. А Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009 — 415 с. ш Мескон М. Х., Альберт М., Хедоура Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. -М.: Дело, 2009 — 430 с.

Ременников В. Б. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009 — 220 с.

Рогожин С.С., Рогожина Т. В. Теория организации. М.: Издательство «Экзамен», 2009. 320 с.

Румянцева З.П., Соломатин Н. А., Акбердин Р. З. и др. Менеджмент организации. Учебное пособие — М.: ИНФРА-М, 2010 — 340 с.

Смолкин A.M. Менеджмент: основы организации. — М.: ИНФРА-М, 2009 — 315 с.

Управление организацией. /Под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. —М.: ИНФРА-М, 2009 — 345 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Меню ООО «Праздник»

МЕНЮ КАФЕХОЛОДНЫЕ ЗАКУСКИ / COLD HORS D’OEUVRESСАЛАТЫ / SALADБЛИНЫ / PANCAKEГОРЯЧИЕ ЗАКУСКИ /НОТ НОRS D’OEUVRESПЕРВЫЕ БЛЮДА / FIRST COURSESВТОРЫЕ БЛЮДА / SECOND COURSESОВОЩНЫЕ БЛЮДАБЛЮДА ИЗ РЫБЫБЛЮДА ИЗ МЯСАБЛЮДА ИЗ ПТИЦЫВАРЕНИКИ И ПЕЛЬМЕНИ / PELMENIГОРЯЧИЙ ДЕСЕРТ /HOT DESSERTДЕСЕРТ / DESSERTНАПИТКИ / DRINKS КАРТА ВИНCHAMPAGNES / ШАМПАНСКОЕ BEERCOGNAC / КОНЬЯКVODKA /ВОДКАTекилла / TequillaРОМ / RUMВИСКИ / WHISKYДЖИН / JINВEPMУTЛИКЕРГРУЗИНСКИЕ ВИНА ФРАНЦУЗСКИЕ ВИНА ГлинтвейнПиво

ХОЛОДНЫЕ ЗАКУСКИ / COLD HORS D’OEUVRES

1−01 Матушка Россия (большой набор традиционных русских закусок на двоих) / Motherland Russia 565 780 1−02 Розочка из малосольной семги / Siberian salmon 75/40 170 1−03 Ломтики осетрины по-русски / Sturgeon 50/40 190 1−04 Рыбная закуска из малосольной семги, копченой осетрины и нежного палтуса / Fish assortment 150/50 390 1−05 Сельдь аппетитная (с кольцами лука, отварным картофелем) / Herring with garnish 75/50/ 40 130 1−06 Язык с хреном / Tongue with horse-radish 100/50/75 150 1−07 «Сельский двор» (говяжий язык, буженина и куриный рулет с хреном) / Meat assortment 150/50/75 270 1−08 Рулетики из баклажан / Eggplant’s rolls 100 170 1−09 Грибы маринованные (маслята, лисички, шампиньоны, опята) / Mushrooms in vinegar juice 100/20 100 1−10 Помидоры по — венгерски / Tomato 220/5 110 САЛАТЫ/SALAD 1−11 Салат «Невка» (овощной салат с креветками и куриным филе под соусом Уорчестер) / Nevka salad 365/50/15 250 1−12 Салат «Итальянский» с нежной йогуртовой заправкой / Italian salad with yogurt sauce 200/15 220 1−13 Салат «Морской соблазн» (морепродукты с овощами) / Sea-food with vegetables 100/150/40 240 1−14 «Китайская фантазия» (воздушный овощной салат с ломтиками сочной свинины под соевым соусом) / Vegetable salad with pork 200/10 170 1−15 Салат «Цезарь» с нежным куриным филе / Lettuces salad with chicken 200/20 210 1−16 Греческий салат (брынза, сладкий перец, свежие помидоры и огурцы с маслинами) / Vegetable salad 250/50/40 175 1−17 Букет из свежих овощей / Summer salad 250/50 160 1−18 Салат Московский / Dainty salad 200/30 120 БЛИНЫ / PANCAKE 2−01 Блины с красной лососевой икрой / Pancakes with salmon caviar 180/40 260 2−02 Блины с деликатесной семгой / Pancakes with salmon 180/75 205 2−03 Блины с медом и маслом / Pancakes with honey and butter 180/50/20 80 2−04 Блины с джемом в ассортименте / Pancakes with jam in assortment 180/30 90 ГОРЯЧИЕ ЗАКУСКИ / НОТ НОRS D’OEUVRES 3−01 Грибы, запеченные с креветками в сметанном соусе / Mushrooms with shrimps bакеd in sour cream 150 220 3−02 Грибы, запеченные под сыром / Mushrooms baked in sour cream 150 180 3−03 Креветки ароматные к пиву (100 гр.) / Shrimps (100 gr.) 100/25 110 3−04 Колечки из кальмара в кляре с экзотическим соусом / Squid’s rings 120/ 30 200 3−05 Сырные тосты с чесноком / Cheese-brod 100 80 3−06 Расстегаи с осетриной, луком и грибами / Cakes with sturgeon and mushrooms 2 шт. 120 ПЕРВЫЕ БЛЮДА / FIRST COURSES 4−01 Лапша куриная по-домашнему / Chicken soup 350/50 120 4−02 Борщ «По-купечески» со сметаной / Beetroot soup 350/50/30/20 145 4−03 Солянка рыбная / Fish solyanka 350/50 170 4−04 Солянка мясная / Meat solyanka 350/50 150 4−05 Суп грибной / Mushrooms soup 300/50/30/10 115 4−06 Суп-крем из брокколи, цветной капусты и овощей с ржаными гренками / Vegetable soup-cream 300/60 95 ВТОРЫЕ БЛЮДА / SECOND COURSES ОВОЩНЫЕ БЛЮДА 5−01 Овощи на гриле (перец, шампиньоны, баклажаны, томаты, картофель) / Grilled vegetables (pepper, eggplant, tomato, potato) 300 255 5−02 Сотэ в горшочке из кабачков и овощей сезона / Vegetables season in assortment baked in pot 300 240 БЛЮДА ИЗ РЫБЫ И МОРЕПРОДУКТОВ 6−01 Судак припущенный под нежным соусом из сливок / Zander 180/75/50 270 6−02 Филе трески запеченное в слоеном тесте с брынзой под соусом Кальвадос/ Fillet cod with souse Calvados 265/50/150 380 6−03 Морской Язык жаренный с яично-чесночным соусом и картофельным пюре/ «Sea tongue» with potato cream 280/200/100 410 6−04 Осетрина «По-царски» / Sturgeon a la tzar 200/250/10 750 6−05 Осетрина под сметанным соусом c грибами / Sturgeon with mushrooms 175/180/23 530 6−06 Свежая форель, запеченная в фольге / Trout 1шт./100/65/ 400 6−07 Виньетка из радужной форели с печеным картофелем / Fillet trout 1шт./60/50/ 110/33 450 6−08 Норвежская семга под нежным сливочным соусом с красной икрой / Salmon with red caviar 220/75/35 550 6−09 Тигровые креветки с соусом Куантро и цветным рисом / Fried tiger shrimps 5 шт./80/50/35 510 БЛЮДА ИЗ МЯСА 7−00 Мясная трапеза «По — Боярски» (говядина, свинина, куриная грудка) / Meat assortment 100/100/ 100/30/50 430 7−01 Седло ягненка жаренное на гриле с можже-веловым соусом и чесноком «А-ля-тюр» / Grilled mutton with gin sauce 300/40/70 620 7−02 Жаркое по-деревенски в горшочке со сливочным соусом и грибами / Zharkoye 100/ 230 280 7−03 Бифштекс (прожарка по желанию) / Beefsteak 250/ 100/20 370 7−04 Мясо по-дворянски (стейк из говядины на кисло-сладком соусе с рисом Шафран) / Beef 180/100/100 340 7−05 Свинина по-славянски фаршированная грибами под клюквенным соусом / Pork with mushrooms 235/160 380 7−06 Говяжья вырезка, запеченная в слоеном тесте по рецепту графа Орлова /Veal baked a la Orlov 200/230/90 430 7−07 Говядина по-старорусски с вишнями /Veal baked a la Russia 180/80/70/135 390 7−08 Язык с грибами под сливочным соусом /Tongue baked with mushrooms 150/130/135 290 7−09 «Завертушки по-белорусски» (печень в беконе с картофельным пюре под соусом из душистых трав) 180/75/20 270 7−10 Свиная рулька «Билли-Бомс» с тушеной капустой и соусом Сальса / Pork lag 1 шт./150/70 390 БЛЮДА ИЗ ПТИЦЫ 8−01 Котлета по-киевски с картофелем и фруктами / Chicken a la Kiev 180/ 178 270 8−02 Куриная грудка, фаршированная копченым беконом, сливочным соусом и грибами / Chicken with pork 272/ 70/ 130 290 8−03 Фрикасе (куриное филе) / Chicken fillet 100/ 200/ 145 250 8−04 Веер из утки с апельсиновым соусом / Duck with orange sause 1шт./75/95 680 ПЕЛЬМЕНИ / PELMENI 9−01 Пельмени домашние ручной лепки сдобренные сметаной, майонезом или маслом по вашему выбору / Ravioli 15 шт. /70 180 9−02 Пельмени по-питерски запеченные в горчичном соусе в горшочке / Ravioli with mustard sauce 15 шт. /120 230 9−03 Вареники ручной лепки с картофелем и грибами сдобренные сметаной, майонезом или маслом по вашему выбору / Ravioli with potatoes and mushrooms 8 шт./ 70 160 9−04 Вареники по-невски с вишнями / Ravioli with cherry 8 шт. /30 150 ГОРЯЧИЙ ДЕСЕРТ /HOT DESSERT

Приложение 2

Оборудование ООО «Праздник»

№ п.п. Тип оборудования Количество Назначение, виды продукции Электролита 1 Первые и вторые блюда Жарочный шкаф 1 Кондитерские изделия Фритюрница 1 Пельмени, блюда из овощей, картофеля Микроволновая печь 1 Быстрое изготовление блюд из полуфабрикатов и подогрев готовых блюд. Миксер 1 Соусы, напитки Электрический чайник 2 Горячая вода для кофе, чая