).
Располагаемая (фактическая) численность работающих, занятых при решении задач управления, составляет 8 человек (входит подготовка и обработка информации на компьютерах, их обслуживание, оформление и рассылка документации потребителям).
Экономия от сокращения затрат на управление определяется как разница между годовым фондом заработной платы потребной численности работающих и фактической численностью работающих:
Эу = ФЗа — ФЗф ,
где ФЗа — годовой фонд заработной платы потребной численности работающих; ФЗф — годовой фонд заработной платы фактической численности работающих.
Фонд заработной платы определяется по формуле ФЗ = Ч x Ом x 12,
где Ч — численность работающих; Ом — среднемесячный оклад одного работающего.
ФЗа = 12×5200×12 = 748,8 (тыс. р.)
ФЗф = 8×5200×12 = 499,2 (тыс. р.)
Тогда годовая экономия по фонду заработной платы составляет Эу = 748,8 — 499,2 = 249,6 (тыс. р.)
и численность высвобождаемого персонала равна Чусл = 12 — 8 = 4 (чел.).
выводы по разделу:
Наиболее важным и необходимым мероприятием для улучшения информационного процесса в МУП МККП является внедрение электронного документооборота.
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
компактность архивов;
простота контроля информационных потоков;
высокая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.
Многие из существующих автоматизированного документооборота позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот.
Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
По утверждению экспертов для внедрения в небольших коммерческих учреждениях рекомендовано применение программы электронного документооборота Ефратдокмуентооборот.
Расчет необходимых денежных средств на внедрение всех необходимых мероприятий составит 340 000 р. Для коммерческих предприятий такого уровня, как МККП указанная сумма не должна быть очень большой, но МККП является убыточным предприятием, поэтому будет довольно сложно найти деньги на внедрение, а денежный эффект не просматривается в силу убыточности предприятия, но внедрение системы способно в значительной степени повысить эффективность управленческого труда, что в конечном итоге скажется на результатах работы муниципального предприятия.
Основное преимущество системы электронного документооборота — ее способность работать в качестве трансформационной системы, которая может изменять текущие бизнес-процессы организации. Это осуществляется на уровне настроек системы, ее масштабирования в зависимости от изменения производственной структуры, количества рабочих мест и территориальной распределенности — в отличие от других систем, где перенастройка осуществляется на уровне программного кода.
Введение
системы электронного документооборота позволяет избежать негативных последствий формализации процессов управления. Сохранность документа обеспечивается благодаря его регистрации в системе и созданию его электронной копии, отсканированной или созданной в любом офисном приложении. Передача документа из физического действия превращается в предоставление прав доступа к документу. Быстрота поиска нужного документа обеспечивается специальными поисковыми механизмами, позволяющими найти документ по реквизитам, термину или набору слов.
Кроме того, различные виды сортировки документов по разным параметрам, выделение групп документов, отвечающих определенным критериям, существенно облегчают поиск.
Для группировки разнородных документов, с которыми нужно работать вместе, применяется технология «виртуальных папок». Так как в «папку» помещается ссылка на документ, каждый документ можно поместить в любое количество «папок», обеспечивая тем самым различные виды классификации.
Когда в процесс подготовки документов включается несколько человек, в традиционном варианте это происходит долго и утомительно.
Для решения этой проблемы в СЭД создается электронный лист согласования или ознакомления, который, помимо сохранения всех высказанных мнений, позволяет в любой момент узнать, кто из участников процесса выполнил свою часть работы, а кто — задерживается. Для автоматического контроля прохождения процесса может быть разработан сценарий согласования, где задается максимальная продолжительность срока согласования каждым из участников, очередность прохождения этапов и варианты поведения системы.
Деятельность любой организации подразумевает наличие большого количества нормативно-справочной информации, которая подвергается регулярному обновлению. Хранение ее в бумажном варианте достаточно неудобно, так как за обновление документа отвечает один человек, который обычно его и хранит, а все остальные пользуются копиями. И всякий раз нельзя быть до конца уверенным, что имеющаяся копия — действующая.
Создание электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к информации, причем каждый сотрудник видит только те документы, которые нужны ему для работы.
Основная задача информационных систем — сбор данных для принятия управленческих решений. Использование СЭД позволяет организовать обратную связь в управлении:
инициация основной деятельности;
работа по ее осуществлению;
сбор данных о результатах;
сравнение с установленными критериями;
выработка корректирующего воздействия при наличии отклонений;
составление планов внесения изменений в основную деятельность;
контроль выполнения запланированного.
Цель грамотно выстроенной системы менеджмента — это управление по отклонениям, когда система сообщает о необходимости вмешательства только в том случае, когда результат деятельности не соответствует изначально заданным параметрам. При грамотно выстроенном комплексе информационных систем они становятся информационным капиталом, который в современную эпоху ИТ является таким же ресурсом, как сырье, материалы и человеческий труд.
Заключение
Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.
Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты — от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений.
В МУП «МККП» Информационное пространство развито не достаточно. Рабочие места управленческих кадров компьютеризированы примерно на 60%.
Локальная сеть отсутствует, возможности электронной почты используются не эффективно.
Каждая служба имеет компьютер и ведет свою документацию обособленно, взаимодействия программ не существует. Для контроля и совмещения данных отделам приходится распечатывать документы и сравниватьпроверять их вручную.
Сегодня службы МУП МККП имеющие компьютеризированный учет:
служба начисления платы за услуги — программа «Инари»;
бухгалтерский учет и начисление заработной платы — программа «1С Бухгалтерия»;
складской учет — программа складского учета, «1С Бухгалтерия»
юристконсульт — оперативная программа нормативно-правовых документов «Кодекс»;
производственно — технический отдел — программа составления смет «Багира»;
отдел субсидий — программа начисления субсидий населению.
Всего в управлении МУП МККП на 46 работников имеется 28 компьютеров.
Поскольку все службы МККП взаимосвязаны, а компьютеры не завязаны в единую сеть, то имеются затруднения в документационном взаимодействии между службами. Каждый документ не однократно проходит один и тот же путь. Иными словами, сегодня в предприятии ведется бумажный документооброт между службами.
Отсутствие электронного документооборота в МККП затрудняет работу персонала, перегружает его бумагами и лишней работой.
Документооборот МУП МККП довольно большой, так как МККП ведет большую переписку с получателями услуг, претензионную работу по оплате населением и предприятиями услуг предприятия.
Анализ информатизации управления МУП МККП показал, что основной проблемой для предприятия являются:
отсутствие необходимого количества компьютеров;
отсутствие локальной сети для взаимодействия структурных подразделений управления;
отсутствие электронного документооборота;
полное отсутствие доступа к глобальной сети Интернет.
МККП является внедрение электронного документооборота.
При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика.
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
По утверждению экспертов для внедрения в небольших коммерческих учреждениях рекомендовано применение программы электронного документооборота Ефратдокмуентооборот. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании.
Расчет необходимых денежных средств на внедрение всех необходимых мероприятий составит 340 000 р. Для коммерческих предприятий такого уровня, как МККП указанная сумма не должна быть очень большой, но МККП является убыточным предприятием, поэтому будет довольно сложно найти деньги на внедрение, а денежный эффект не просматривается в силу убыточности предприятия, но внедрение системы способно в значительной степени повысить эффективность управленческого труда, что в конечном итоге скажется на результатах работы муниципального предприятия.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. 29 июля 2006 г.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 2008.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2009.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2009.
Волокитин А. В., и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО., 2009 г.
Галькович Р.С., Набоков В. И. Основы менеджмента. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 345 с.
Гаранин М.В., В. И. Журавлев, С. В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 2008 г. 336 с.
Герчикова И. Н. Менеджмент. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. — 501 с.
Годин В. В., И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 2009 г. 240 с.
Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2010 — 365с.
Гринберг А.С., Король И. А. Информационный менеджмент. М:, 2008 г Жариков И. А. Методика расчета экономической эффективности использования ЭВТ в хозяйственной деятельности предприятия, Тамбов, 2009
Информатика и информационные технологии. Учебник./ Н. Д. Угринович. — М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2009
Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей/Под ред. проф. Ю. М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2009
Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2008. № 1.
Карабутов Н. Н. Информационные технологии в экономике Издательство: Экономика; 208 стр., 2008 г.
Клоков И. В. Эффективное делопроизводство на ПК, СПб, ПИТЕр, 2010 г Ковалев В. В. Финансовый анализ: методы и процедуры. -М.: Финансы и статистика, 2009.
Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2008 г.
Корнеев И.К., Година Т. А. Информационные технологии в управлении. — М.: Финстатинформ, 2009
Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией, 464 стр., 2008 г.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 2009. — 624с.
Романов Д.А., Ильина Т. Н, Логинова А. Ю. Романов — Правда о электронном документообороте; М., ДМК, 2009 г Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2007 г Санкина Л. В. Быкова Т. А, делопроизводство в коммерческих организациях (на примере АО) М., МЦФЭР, 2010 г Андреев В. Автоматизация документооборота компании — не простой выбор // IT Manager № 6(12)/2008
Беляев И. Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, № 4, 2010
Гончаров А. И. Понятие «финансовое оздоровление предприятия» в системе управления финансами// Финансы.-2007.-№ 4.
Дворянцева Л. П. Раскрытие информации о собственном капитале: Изменения в финансовой отчетности// Финаны и кредит.-2007.-№ 12.
Князева Т. А. Сравнительный анализ российских систем электронного документооборота// Офисные системы № 4, 2006
Козлов И. проблемы внедрения автоматизированных систем // Новые системы финансовго учета// 2007, № 3
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2007. № 3
Музанов О. И. Теоретические концепции внутрифирменного управления на основе информационных систем // Вестник МГУП. — 2010. — № 7
Электронный документооборот// Компьютера, февраль 2010
Глава МО
Комитет по управлению муниципальным имуществом
Заместитель главы администрации по вопросам городского хозяйства
Директор МУП «МККП»
Управление МУП МККП
Участок тепловых сетей
Банно-прачечный комбинат
Электроцех
Участок благоустройства
Столярный цех
Жилищно-эксплутационный участок
Автотранспортный участок
Цех «Водоканал»
Участок капитального ремонта
Тепличное хозяйство
