Аудит найма в организации

Подобрать специалистов на роль наставников — сложная задача. Но когда на плечи наставника ложатся решение многочисленных проблем подопечного (иногда — нескольких подопечных), и этот труд ничем не компенсируется, наставничество рассматривается только как дополнительная обуза. Причем, не надо забывать, что выполнение собственных должностных обязанностей с наставника никто не снимает. Иногда ему приходится «дорабатывать» еще и за своих подопечных. Поэтому большинство сотрудников под любым предлогом отказываются от обязанностей наставника, и формирование системы наставничества заходит в тупик. Поэтому необходимо продумать систему стимулирования наставников, чтобы привлечь способных квалифицированных сотрудников к этой работе. Одним из инструментов, с помощью которых можно управлять адаптацией новичка, является «Лист адаптации» (пример приведен в Приложении 6). Этот документ готовится менеджером по персоналу и подписывается новым сотрудником в первый же день работы. В листе указывается:

цели на испытательный срок. Они определяются руководителем и разъясняются им новичку при подписании листа адаптации;

мероприятия по адаптации, которые могут включать вводный инструктаж о правилах ООО, знакомство с сотрудниками, вводное обучение, работу с наставником. Вместе с перечнем мероприятий прописываются даты и время их проведения, фамилия и должность ответственного;

перечень мероприятий к исполнению, т. е. перечень так называемых «контрольных точек». Очень часто новые работники начинают тонуть в море предоставляемой информации. Аудитор рекомендуетпроводить блиц-тесты по результатам адаптации, или (что еще лучше) ее фрагментам на усвоение предоставленного материала. Пример подобного вопросника приведен ниже. Когда наше

Общество было создано? Каковы основные продукты и услуги, предоставляемые нашим Обществом? Наиболее популярный продукт (услуга), предоставляемый нашим Обществом? Кому Вы звоните, в случае невозможности выхода на работу? Каков график Вашей работы и др. Заключительной частью процедур оценки и введения в должность нового работника является установление обратной связи и получение оценки самой процедуры. На данном этапе:

новый работник, его руководитель, наставник и менеджер по персоналу оценивают процесс адаптации на предмет его эффективности и достижения поставленных целейновый работник получает обратную связь по результатам его работы в период испытательного срока. Можно считать процесс адаптациизавершенным, если:

новый работник получил необходимый объем знаний и навыков, способен применить его в работе;

работа стала для него привычной, отсутствуют напряжение, неуверенность, страх;

поведение нового сотрудника соответствует требованиям его должности и начальства;

рабочие показатели нового сотрудника соответствуют установленным для данной должности нормативам;

новый сотрудник испытывает удовлетворение от выполняемой работы, считает справедливой оценку своего трудового вклада. Учитывая отсутствие правовых норм, регулирующих процедуры введения в должность, все вышеизложенное носит исключительно рекомендательный характер. Каждая организация индивидуально решает, нужно ли использовать программу адаптации, в каком объеме, стоит ли вносить какие-либо дополнительные аспекты. Заключение

Результаты проведенного исследования дают основания сделать вывод о том, что целькурсовой работы достигнута — проведен аудит найма персонала в обществе с ограниченной ответственностью «ВП — Финансы и Ресурсы». В целом решены важнейшие задачи курсовой работы:

проведен анализ теоретических основ аудита найма персонала организации;

проведен аудит найма персонала в обществе с ограниченной ответственностью «ВП — Финансы и Ресурсы»; подготовлено аудиторское заключение по наймуперсонала в обществе с ограниченной ответственностью «ВП — Финансы и Ресурсы». Система управления персоналом является комплексом мероприятий по работе с персоналом. Система управления персоналом направлена на достижение целей организации, что обеспечивается целенаправленной работой с ее сотрудниками. Кадровый аудит — это процедура, которая используется для того, чтобы оценить эффективность системы управления персоналом, существующей в организации, насколько соответствует целям и стратегии развития организации ее кадровый потенциал. Задачи кадрового аудита:

обнаружить проблемы в сфере управления персоналом организации;

сформировать эффективные методы управления персоналом;

привести систему управления персоналом в соответствие с законодательством;

определить вклад службы персонала в эффективность компании в целом;

оптимизировать затраты на управление персоналом. Процесс аудита в области управления персоналом технологически должен состоять из шести этапов:

Формализовать идею проведения аудиторской проверки, определить ее цели и гипотетические выгоды организации от ее проведения. Подобрать персонал для проведения проверки, если необходимо — провести его обучение. Собрать отчетные данные по работе с персоналом на всех уровнях управления человеческими ресурсами. Подготовить предварительные отчеты, обсудить их с линейными руководителями. Предоставить отчет первому лицу организации и ответственному за работу с персоналом, выработать совместно с ними основные рекомендации по совершенствованию СУП. Внедрить предложенные мероприятия в процесс жизнедеятельности организации. Общество с ограниченной ответственностью «ВП — Финансы и Ресурсы» создано в 2005 году. Общество ведет несколько видов деятельности:

создание и использование баз данных и информационных ресурсов;

деятельность в области архитектуры;

деятельность в области недвижимости, сдача внаем собственной недвижимости;

финансовый лизинг;

финансовое посредничество. Следует обратить внимание на весьма высокую текучесть кадров в Обществе (2009 год — 23%, 2010 год — 49%, 2011 — 20%, при том, что нормальная «естественная» текучесть персонала составляет 3 — 5%).Основными причинами высокой текучести персонала, по мнению автора, являются:

неэффективные процедуры отбора и оценки кандидатов на вакантные должности;

неэффективные процедуры адаптации;

прецеденты резких увольнений и наборов персонала. Проведенный аудит найма персонала в ООО «ВП Финансы и Ресурсы» предоставляет достаточные основания для подтверждения мнения о том, что трудовое законодательство при найме персонала в основном выполняется. Однако, был выявлен ряд недостатков:

отсутствует положение о защите персональных данных работников;

отсутствует единая форма заявки на подбор персонала;

процедуры отбора и оценки кандидатов на вакантные должности недостаточно эффективны;

отсутствуют программы адаптации новых сотрудников Общества. Был подготовлены и представлен руководству Общества ряд рекомендаций для совершенствования процедур найма персонала. Так в области найма персонала были даны рекомендации:

в части своевременного оформления новых сотрудников Общества;

в части подготовки Положения о защите персональных данных работников Общества, предложена примерная структура Положения о защите персональных данных работников;

в части планирования потребности персонала, проведения ситуационного и проективного интервью с кандидатами на вакантные позиции Общества, предложен примерный бланк заявки на подбор необходимого персонала;

в части формирования эффективных программ адаптации новых работников Общества, формирования системы наставничества. Предложен ряд документов для поддержки вышеуказанных нововведений (перечень тем адаптации, лист оценки деятельности работника в период прохождения испытательного срока, примерный бланк «Листа адаптации», блиц-тест по результатам адаптации).Практически все рекомендации автора настоящей работы одобрены руководством Общества, ряд из них реализован на момент написания работы, остальные находятся в работе и должны быть реализованы до конца третьего квартала 2012 года. Перечисленные рекомендации легли в основу комплексной программы, в соответствии с которой будет осуществляться формирование эффективной кадровой политики ООО «ВП — Финансы и Ресурсы». Главное в том, что сотрудники Общества смогут добиться большего лишь тогда, когда у них будет сильная мотивация к этому, то есть желание, стремление добиться большего, чем они уже добились на сегодняшний день. Это стремление необходимо в них не только создать, но и найти нужные средства для его поддержания на высоком уровне. Библиографический список

Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1,2,3 и 4 — М.: Проспект, Кно

Рус, 2010, — 544 с. Трудовой Кодекс Российской Федерации. — М.: Эксмо, 2010. — 256 с. Федеральный закон «О персональных данных» № 152 — ФЗ от 27 июля 2006 г.// Консультант Плюс

Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98 — ФЗ от 29 июля 2004 г.// Консультант Плюс

Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № 1 от 05 января 2004 г.// Консультант Плюс

Постановление Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» № 85 от 31 декабря 2002 г.// Консультант Плюс

Постановление Минтруда РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10 октября 2003 г.// Консультант Плюс

Армстронг, М. Практика управления человеческими ресурсами/ М.Армстронг. — СПб.: Питер, 2009. — 848 с. Аширов, Д. А. Управление персоналом/Д.А.Аширов. -

М.: ТК Велби, Проспект, 2009. — 432 с. Базаров, Т. Ю. Управление персоналом/Т.Ю.Базаров. — М.: Академия, 2010.

— 224 с. Веснин, В. Р. Управление персоналом. Теория и практика/ В. Р. Веснин. — М.: Проспект, 2010. — 688 с. Гэд, Т.

Они просто не знали, что можно жить иначе / Т. Гэд//Управление персоналом. — 2010. — №

2. — С.6Егоршин, А. П. Организация труда персонала/А.П.Егоршин, А. К. Зайцев. ;

М.: Инфра-М, 2009. — 320 с. Кибанов, А. Я. Основы управления персоналом/А.Я.Кибанов. — М.: Инфра-М, 2007. — 448 с. Мищенко, О. Под прицелом — кадровая стратегия / О. Мищенко, И. Бетанова//Справочник по управлению персоналом.

— 2008. — № 12. — С.10Мордовин, С. К. Управление персоналом. Современная российская практика/ С. К. Мордовин. -

СПб.: Питер, 2007. — 304 с. Спивак, В. А. Управление персоналом для менеджеров/В.А.Спивак. — М.: Эксмо, 2007. — 624 с. Сербиновский, Б. Ю. Управление персоналом/ Б. Ю. Сербиновский.

— М.: Дашков и Ко, 2008. — 462 с. Приложения

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. СТРУКТУРА ПОЛОЖЕНИЯ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ОБЩЕСТВАПолитика

Цели и область применения

Законодательные акты — основания для разработки Положения

Понятие и состав персональных данных работников

Порядок ввода в действие и изменения Положения

Общие положения

Сбор, обработка и хранение персональных данных работников

Структурные подразделения, работающие с персональными данными работников

Носители информации, используемые при работе с персональными данными

Доступ к персональным данным работника

Внутренний доступ (работники Компании) Внешний доступ (другие организации и граждане) Безопасность персональных данных

Внутренняя защита (порядок работы с конфиденциальной информацией Компании) Получение персональных данных

Хранение персональных данных Использование персональных данных Передача персональных данных

Внешняя защита (защита от несанкционированного доступа к персональным данным работников извне) Права работника

Коллективные права Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работника

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 БЛАНК ЗАЯВКИ ПОТРЕБНОСТИ В КАДРАХМенеджеру по персоналу ООО «ВП — Финансы и Ресурсы""_____"________________2012 года

Потребность в кадрах от ___________________________________________ (ФИО, должность, подразделение) Наименование должности

Постоянная/временная работа (если временная, указать период с __________ по ____________) Уровень заработной платы (постоянная часть + переменная часть) К какой дате требуется работник Краткое описание основных обязанностей

Требуемое образование/квалификация Требуемый практический опыт работы Основные навыки, умственные или личностные требования Возрастные ограничения (если имеются) Руководитель работника (должность, Ф.и.о.)Подчиненные работника (кол-во работников по должностям) Если это замещение увольняющегося работника, заполните следующие графы:

Ф.и.о. заменяемого Должность

Дата увольнения

Заработная плата (постоянная часть + переменная часть) Причина увольнения

Если это расширение штатов, заполните следующие графы:

Чем вызвана потребность в расширении? Объясните, почему невозможно избежать этого расширения при помощи организационных илидругих изменений

Примечание: При введении новой должности приложить должностную инструкцию. ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ТЕМ АДАПТАЦИИКоды, используемые в графе «КОГДА»: ПД — первый день

ПН — первая неделя

ПМ — первый месяц

КД — после первого месяца

Коды, используемые в графе «КТО»: МП — менеджер по персоналу

РУ — руководитель работника

СА — самостоятельная ориентация

КО — коллега по работе (наставник) ПЕРЕЧЕНЬ ТЕМ АДАПТАЦИИКТОКОГДАТЕМА АДАПТАЦИИОрганизация

ИсторияМиссия

Философия ведения бизнеса

Цели ООО «ВП Финансы и Ресурсы"Организационная структура

Описание отрасли

Продукты и услуги

КлиентыОплата труда

Система окладов и часовых тарифных ставок

Система учета рабочего времени

Пересмотр окладов/часовых тарифных ставок

ПереработкаСистема удержаний и вычетов

Применяемые формы документации

Гарантии и компенсации

Медицинское страхование

Страхование жизни

Стимулирующие выплаты

Признание заслуг перед компанией и вознаграждения за выслугу лет

Возмещение затрат на обучение

Подготовка и повышение квалификации

Система участия в прибылях

ПосещаемостьЧасы работы

Правила связанные с опозданиями и различными причинами отсутствия на работе

Особые причины отсутствия на работе

ПраздникиОтпуска

Исполнение государственных обязанностей

Охрана труда и здоровья сотрудников, техника безопасности

Правила охраны труда и техники безопасности

Действия в случае экстраординарных ситуаций

Первая помощь пострадавшим

Безопасность на Предприятии

Процедуры безопасности

Области ограниченного доступа

КонфиденциальностьПорядок работы в неосновные часы

КлючиЛояльность к организации и ее секретам ушедших работников

Тестирование на наркотики и алкоголизм

Внутрифирменное информирование сотрудников

Внутрифирменная газета

Доски объявлений

Справочник работника

Использование автоответчиков

Использование электронной почты

Передвижение работников

Парковка личного транспорта

КомандировкиРасходы по командировкам

Личный комфорт сотрудников

Места отдыха и перерывов

Кафетерии и комнаты приема пищи

Политика в области курения

ТуалетыЯщики хранения личных вещей

Обед в первый день

Трудовая деятельность

Что ожидается от работников

Качество труда

Стандарты деловой этики

Конфликт интересов

Испытательный срок

Устав одежды

Телефонный этикет и правила пользования телефоном

Продвижение по службе

Оценка и аттестация

Дисциплинарные взыскания

Основания для увольнения

Личные звонки и посетители

Предложения сотрудников

Равные возможности найма

Сексуальные притеснения на рабочем месте

Принятие подарков

Если у Вас есть вопросы… ПРИЛОЖЕНИЕ 4ПРОГРАММА АДАПТАЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКА ООО, НАЗНАЧАЕМОГО НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА РАЗРАБОТОККоды, используемые в графе «КОГДА»: ПД — первый день

ПН — первая неделя

ПМ — первый месяц

КД — после первого месяца

Коды, используемые в графе «КТО»: МП — менеджер по персоналу

РУ — руководитель работника

КТОКОГДАТЕМА АДАПТАЦИИОплата труда

МППДСистема окладов и часовых тарифных ставок

МППДСистема учета рабочего времени

МППДПересмотр окладов/часовых тарифных ставок

МППДПереработка

МППДСистема удержаний и вычетов

РУПНПрименяемые формы документации

Гарантии и компенсации

МППДСтимулирующие выплаты

МППДВозмещение затрат на обучение

МППДПодготовка и повышение квалификации

РУПМСистема участия в прибылях

ПосещаемостьМППДЧасы работы

МППДПравила связанные с опозданиями и различными причинами отсутствия на работе

Охрана труда и здоровья сотрудников, техника безопасности

МППНПравила охраны труда и техники безопасности

МППНДействия в случае экстраординарных ситуаций

МППНПервая помощь пострадавшим

Безопасность на Предприятии

МППДПроцедуры безопасности

МППДОбласти ограниченного доступа

МППДКонфиденциальность

МППДПорядок работы в не основные часы

МППДКлючи

МППМЛояльность к организации и ее секретам ушедших работников

Передвижение работников

МППДПарковка личного транспорта

МППНКомандировки

МППНРасходы по командировкам

Трудовая деятельность

РУПНЧто ожидается от работника

РУПНКачество труда

МППДСтандарты деловой этики

МППДКонфликт интересов

МППДУстав одежды

МППДТелефонный этикет и правила пользования телефоном

РУПНПродвижение по службе

МППМОценка и аттестация

МППМДисциплинарные взыскания

МППМОснования для увольнения

МППМЛичные звонки и посетители

МППМПредложения сотрудников

РУПНПринятие подарков

РУ, МПКДЕсли у Вас есть вопросы… ПРИЛОЖЕНИЕ 5ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКА В ПЕРИОД ПРОХОЖДЕНИЯ ИСПЫТАТЕЛЬНОГО ПЕРИОДАФ.И.О.сотрудника _________________________________________________Дата окончания испыт. срока_________________________________________Должность________________________________________________________Подразделение_____________________________________________________Дата выхода на работу_______________________________________________Оценка сотрудника за период с_________________по_____________________Показатель

ОценкиКомментарииплохоудов.

хорошоотлично

Выполнение поставленных задач

Результативность работы

Знания по профилю работы

Навыки по профилю работы

Отношение к работе

РаботоспособностьИнициативность

Творческие способности

ДисциплинированностьУправляемость

Взаимоотношения в коллективе

Взаимоотношения с внешними партнерами

Управленческие способности

Аналитические способности

Дополнительные комментарии:

Рекомендации (обвести номер предлагаемого решения):

1. Продолжить проверку в период установленного испытательного срока.

2.Уволить как не прошедшего испытание, искать замену.

3.Приступить к поиску замены, в связи с предполагаемым увольнением. Срок увольнения с4. Перевести на другую должность _5.Считать прошедшим испытание.

6.Другое (раскрыть):Подпись руководителя подразделения

Подпись сотрудника

ПРИЛОЖЕНИЕ 6 ЛИСТ АДАПТАЦИИ НОВОГО СОТРУДНИКАФ.И.О.: Иванов Иван Иванович

Должность: Менеджер по недвижимости

Подразделение: Отдел недвижимости и архитектуры

Руководитель: Сидоров М. С. Дата выхода на работу: 15 ноября 2012 г. Испытательный срок: 3 месяца с 15.

11.12 г. по 15.

02.13 г. Задачи на испытательный срок:

выполнение принятых ежемесячных планов по продажам (в руб.);прием территории:

ознакомление с клиентской базой, личное знакомство с ключевыми клиентами;

определение потенциала вверенной территории;

знакомство с сотрудниками;

ознакомление с внутренними правилами и процедурами отдела недвижимости и архитектуры. Мероприятия по адаптации:

Мероприятие

Дата, время

Ответственный сотрудник

Подпись о выполнении

Инструктаж о внутренних правилах ООО «ВП Финансы и Ресурсы"Менеджер по персоналу

Знакомство с организацией и сотрудниками

Наставник"Welcome!" -тренинг

Менеджер по персоналу

Экскурсия по офису

Менеджер по персоналу

Тренинг «Техника продаж"Менеджер по персоналу

Тренинг «Наставничество"Менеджер по персоналу"Прием» вверенной территории: истории продаж, текущей ситуации, планов

НаставникОзнакомление с правилами и процедурами: сроками и алгоритмами расчета бонусов, зарплат; подготовкой отчетов, проектов, финансовых документов

НаставникОзнакомление с порядком взаимодействия отдела недвижимости и архитектуры с другими подразделениями (изучение памяток) Наставник

Мероприятия к исполнению:

Мероприятие

Дата, время

Ответственный сотрудник

Подпись о выполнении

КомментарииОформление кадровых документов Менеджер по персоналу

Проверка знания ассортимента компании

НаставникМестные командировки Наставник

Знакомство с ключевыми клиентами

РуководительЗнакомство с сотрудниками

РуководительБеседа с руководителем по прошествии первого месяца испытательного срока

РуководительПринятие решения о дате окончания испытательного срока

РуководительПодпись руководителя С программой ознакомлен:

Подпись сотрудника2012 г.