Управление информацией и документацией за рубежом

Использование бумажных документов теперь становится исключением и допускается лишь в отдельных ситуациях, в целом не влияющих на то, что электронное взаимодействие будет нормой. В приведенной ниже таблице приведены наиболее важные постулаты рассматриваемых документов.

Положение в законе Комментарий Реестр входящих документов Устраняются отдельные реестры — один для бумажных документов, с собственной структурой и персоналом, отвечающим за его ведение, и другой для электронных документов, за который отвечал департамент информационных технологий. До октября 1918 года в регистратурах страны планируется привести документы к единому реестру. Электронная регистратура: обработка бумажных документов Право представлять бумажные документы остается только у физических лиц, что приводит к сокращению использования бумажных документов. Регистратуры в процессе регистрации должны сканировать документы и возвращать бумажные оригиналы гражданам. Таким образом ответственность за сохранность бумажных оригиналов полностью ложится на граждан. Электронные подписи: проводится различие между средствами подписания и средствами идентификации С точки зрения управления документами, это разъяснение вместе со спецификацией различных типов электронных подписей помогает отделить подписи под документами от средств идентификации*. Документы, подписываемые физическими лицами Указаны виды документов, которые должны подписываться электронными подписями (запросы, апелляции, отказы и т. п.), что упрощает использование электронных подписей и уточняет, какие именно документы их используют.

Документы государственных органов Документы государственных органов должны создаваться только в электронной форме. Электронные дела Определены документы в которые должны включаться обязательные отчеты, заверенная копия решения и пронумерованный перечень. Закон допускает присутствие электронного документа в нескольких делах одновременно, но в отношении решения введено требование о помещении в дело заверенной копии. Метаданные Перечислены метаданные, которые документы и копии обязаны иметь. Единый электронный архив Предусматривает создание единого хранилища, унификацию процессов и методов, единых для всех видов документов и дел. В электронный архив предписывается помещать лишь документы, относящиеся к законченным делам. Условия доступа к электронному архиву Подразумевает доступность электронных дел и документов без использования специальных приложений. Таблица 1.

Основные положения об электронном документообороте в законодательстве Испании.

* AENOR, испанская ассоциация по стандартизации и сертификации, уполномоченная осуществлять разработку и распространение технических стандартов в Испании, опубликовала серию адаптированных европейских стандартов UNE-EN 419 211 «Профили защиты для защищённых устройств создания подписей», из 6 частей, охватывающих различные типы квалифицированных устройств создания подписи и регламентирующих операционные и функциональные требования, а также объекты оценки для профилей защиты таких устройств. В соответствии с законодательством eIDAS, эти стандарты будет использована при сертификации квалифицированных устройств создания подписи, при использовании которых данные, необходимые для создания электронной подписи или электронной печати сохранятся всецело в среде, находящейся под контролем пользователя.

Необходимо подчеркнуть то, что системы, которые разработаны в Российской Федерации, как правило, удовлетворяют исторически сформировавшейся специфике отечественного делопроизводства. Однако, испанский опыт можно перенести и на российскую почву. Хотя, например, при решении в России вопроса о замещающем сканировании бумажных документов (т.е. с последующим уничтожением оригиналов, так в Испании действующее законодательство позволяет уничтожать бумажные оригиналы оцифрованных счетов-фактур) маловероятно надеяться на то, что это будет позволено везде и всюду. Но возможен вариант проработки на законодательном уровне о замещающем сканировании конкретных видов документов, для применения электронных копий в конкретных целях — при условии соблюдения установленных требований (и, скорее всего, при наличии дополнительных мер контроля).

Сопоставление общих западных и российских методов организации документооборота представлено в Таблице 2.

Необходимо отметить, что правоотношения согласно применения электронного документа появились сравнительно не так давно, еще ни одно государство не обладает эффективно действующим законодательством в этой сфере. Тут нужен контроль со стороны государства, хотя бы на первоначальном периоде. К тому же необходимо принимать во внимание экономическую обстановку и уровень развития правовой системы в Российской Федерации, значительно отличающихся от существующих в других государствах.

Российские методы организации документооборота Западные методы организации документооборота Отчётливо выраженный вертикальный характер перемещения документов (управляющий — исполнитель — управляющий) внутри предприятия Характер перемещения документов преимущественно горизонтальный, который предусматривает возможность попадания документа сразу к прямому исполнителю, минуя руководство Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда записываются все данные о документах, их движении, резолюции руководства, контроль сроков выполнения, и т. п. Отсутствие централизованного (в рамках всего предприятия) контролирования Сегодняшняя отечественная технология делопроизводства подразумевает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов учитывается формирование специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии. Оформление и регистрация документов выполняется непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), отдельные виды документов вообще никак не фиксируются. Специализированных подразделений, которые занимаются делопроизводством, не формируется Таблица 2. Сравнение российских и западных методов организации документооборота.

Таким образом, наилучшее решение по созданию системы документооборота для отечественных организаций должно принимать во внимание как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные, например испанские. Рациональное сочетание тех и других существенно повысит конкурентоспособность формируемой системы.

Заключение

.

Исследовав и обобщив опыт работы с документами за границей, можно сделать следующие выводы:

международные условия в сфере документооборота, невзирая на то, что законодательство в разных государствах является различным, находят собственное отображение в государственных стандартах зарубежных стран и стандартах Российской Федерации;

нормативное урегулирование электронного документооборота, которое первоначально получило обширное распространение в США, на сегодняшний день играет главную роль при организации и функционировании нынешних систем документооборота в организации в развитых государствах;

в целях обеспечения потребностей формирования электронного документооборота немаловажной является выработка единообразных норм, стандартизация и гармонизация законодательства об электронном документообороте;

в Российской Федерации имеет место отставание документоведческих исследований методического и нормативного характера от темпов развития информационных технологий, хотя в последнее время законодательство в сфере работы с документами значительно обновилось, однако оно не в полной мере соответствует международным стандартам и рекомендациям ООН, в отличие от законодательства развитых государств. Усиление взаимного воздействия государственных экономик и правовых систем требует норм законодательства России в области работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам.

При сопоставлении отечественного и иностранного, испанского направлений формирования систем документооборота можно установить следующее:

1. Документооборот в Российской Федерации в основном всё ещё является бумажным; для Российской Федерации в отличие от, например, испанского документооборота свойственен отчётливо выраженный вертикальный характер передвижения документов с жесткой регламентацией маршрутов передвижения документов, а также наличие специализированных служб для исполнения главных делопроизводственных операций.

2. Отечественным предприятиям нужно брать во внимание как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной работы с документами и для повышения конкурентоспособности. Поэтому управляющий должен предъявлять особые условия к профессиональным навыкам специалистов, при этом стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путём обращения к международной практике.

1. ГОСТ РФ 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., 2012.

2. ГОСТ РФ ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М., 2012.

3. ФЗ от 10.

02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи"// Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ. [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.consultant.ru.

4. Арнтт А. Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании. [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.russianlaw.net.

5. Беззубинко, Н. С. Информационное обеспечение управления: учебник. Тула, 2010.

6. Инза Х. Испанский орган по стандартизации AENOR опубликовал серию стандартов UNE-EN 419 211.

http://rusrim.blogspot.ru/2016/08/aenor-une-en-419 211.html.

Ларин М. П. Управление документацией: теория и практика// Делопроизводитель. 2007. № 1.

7. Порсианов, В. Д. Информационные системы: Учебно-методическое пособие. Тула: ТГПУ им. Л. Н. Толстого, 2010.

8. Рагожин М. Т. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. М.: Проспект, 2007.

9. Рисков О. И. Управление документами в европейских странах// Делопроизводство. 2008. № 4.

10. Храмцовская Н. А. Международные стандарты по делопроизводству// Секретарь-референт. 2008. № 12.

Храмцовская Н. А. Испания: Электронное правительство и управление документами.

http://rusrim.blogspot.ru/2016/04/blog-post₁₃.html.

Ларин М. В. Управление документацией: теория и практика// Делопроизводитель. 2007. № 1.

Беззубенко Н. С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие. Тула, 2010. С.

2.

Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. М.: Проспект, 2007. С.

5.

Рысков О. И. Управление документами в европейских странах// Делопроизводство. 2008. № 4. С.

8.

Храмцовская, Н. А. Международные стандарты по делопроизводству// Секретарь-референт. 2008. № 12.

Рысков О. И. Указ.

соч. С.

11.

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». П. 60.

Федеральный закон от 10.

02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ. [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.consultant.ru.

Храмцовская Н. А. Испания: Электронное правительство и управление документами.

http://rusrim.blogspot.ru/2016/04/blog-post₁₃.html.

Инза Х. Испанский орган по стандартизации AENOR опубликовал серию стандартов UNE-EN 419 211.

http://rusrim.blogspot.ru/2016/08/aenor-une-en-419 211.html.

Персианов, В. В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие. Тула: Издательство ТГПУ им. Л. Н. Толстого, 2010.

Арндт А. Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании. [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.russianlaw.net.