Информационно-справочные документы их виды. 
Современные требования к составлению и оформлению

Тема курсовой работы:

Информационно-справочные документы их виды. Современные требования к составлению и оформлению Москва ОГЛАВЛЕНИЕ

I. ВВЕДЕНИЕ

II. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

2.1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

2.1.1 Виды информационно-справочных документов

2.1.2 Письмо как один из способов обмена информацией. История происхождения письма

2.1.3 Письмо в системе современного делопроизводства

2.2 РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЕ

I.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной работы обусловлена тем, что в современном постиндустриальном или, как его ещё принято классифицировать, информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным. Особую актуальность работе придаёт тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.

Цель представленной курсовой работы — рассмотреть информационно-справочные документы и их виды. Изучить современные требования к составлению и оформлению на примере одного из видов документа.

Цель работы определяет следующие задачи:

1) выявить и рассмотреть основные способы обмена информацией;

2) рассмотреть современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма;

3) изучить историю происхождения письма;

4) выявить и проанализировать роль письма относительно важности других способов обмена информацией;

5) выявить и проанализировать роль служебного письма в системе современного документационного обеспечения управления;

6) выявить и рассмотреть виды писем по различным классификационным признакам.

Структура работы: данное исследование состоит из введения, основной части, заключения, списка использованной литературы и приложения. Основная часть включает два раздела, первый из которых состоит из трёх подразделов.

II. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ справочный документ служебное письмо

2.1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

2.1.1 Виды информационно-справочных документов Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

v письма;

v докладные (служебные) и объяснительные записки;

v сводки;

v справки;

v акты;

v телеграммы и телефонограммы.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Рассмотрим современные требования к составлению и оформлению документов, на примере письма.

2.1.2 Письмо как один из способов обмена информацией. История происхождения письма Говоря об обмене информацией как о процессе, в ходе которого источник информации её передает, а получатель — принимает, можно выделить три способа обмена информацией: письма, телефонные разговоры, личные встречи. Рассмотрим их более подробно.

Личная встреча или беседа — это разговор между двумя и более собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т. е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого (вербального) и неречевого (невербального) воздействия партнеров друг на друга. Однако непосредственно переговорить с человеком удается далеко не всегда. Поэтому очень часто людям приходится обращаться к телефону. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма или ехать в другое учреждение, на предприятие или фирму. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом к заключению договора является именно телефонный разговор.

Однако сейчас все большее распространение (и этот тезис мы попытаемся доказать во втором разделе данной главы) среди способов обмена информацией получает письмо. Согласно толковому словарю С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой письмо — это «написанный текст, посылаемый для сообщения чего-нибудь кому-нибудь». Ожегов С. И. Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. — М., Азъ, 1992.

Происхождение письма было вызвано необходимостью обмениваться информацией. Первые письма отправлялись только в военных целях и были широко распространены в Ассирии, Персии, Египте. Тогда использовались пешие или конные гонцы, которых сейчас назвали бы курьерами. Самой прославленной и организованной была история письма Древнего Рима. Юлий Цезарь создал государственную почту, и перевозки писем стали упорядоченными: имелись крупные и мелкие почтовые станции, где возницы могли передохнуть и переночевать, поменять лошадей. Дальнейшее развитие почты стало возможным благодаря монахам, которые были носителями культуры и знаний в период Средневековья. Церковь поддерживала регулярную переписку между своими членами, и у нее была своя монастырская почта, работающая при помощи странствующих монахов. Новый толчок к развитию почты дали купцы. Большие торговые дома содержали своих курьеров и даже организовали перевозку посылок и писем. Кроме этого, появилась городская почта, когда письма горожан забирали в определённые дни и за небольшую плату в установленные сроки доставляли по назначению. В XVI — XVII веках во Франции, Швеции, Англии и других странах возникла централизованная королевская почта. С развитием производственных отношений и зарождением капитализма возникла необходимость организации регулярной и быстрой почтовой связи как внутри стран, так и между странами. В XIX веке коренной переворот в почтовом деле был вызван распространением железных дорог и пароходства. Появление в начале XIX века паровоза и парохода, а в начале XX века самолёта значительно увеличило скорость пересылки почтовых отправлений. Почтовая связь стала общегосударственной и начала обслуживать всё население. http://ru.wikipedia.org/ В современном мире обычная (бумажная) почта уступает место электронной, которая по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности: простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.

Всю существующую на сегодняшний день совокупность писем можно разделить на две основные группы: личные письма и письма официальные или деловые. В соответствии со спецификой данной работы, не предусматривающей рассмотрение личных писем, т. е. писем, отправителями и реципиентами которых обычно являются близкие друг другу люди и которые в основной своей массе несут скорее эмоциональную, чем информативную нагрузку, нам необходимо принять следующее допущение: в данной работе в качестве объекта исследования считать официальные письма.

Официальные или деловые, формальные, служебные письма — неотъемлемое средство связи как между сотрудниками/отделами внутри одного предприятия, так и отдельного предприятия с внешними организациями. Можно сказать, что служебное письмо — это обобщённое название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер, поэтому письма регистрируются, при этом факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Теперь рассмотрим более подробно роль служебного письма в современном делопроизводстве.

2.1.3 Письмо в системе современного делопроизводства Письмо — это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой как между различными предприятиями (организациями, учреждениями), так и внутри них между отдельными сотрудниками или отделами. В современном мире служебное письмо становится самым распространенным способом обмена информацией, несмотря на все преимущества телефонных и личных переговоров. Докажем этот тезис.

Во-первых, говоря простым языком, письмо — это квинтэссенция, суть той информации, которую её отправитель хочет донести до реципиента. В терминах информативности и ясности письмо гораздо более емко, чем телефонный или личный разговор, поскольку в двух последних случаях поток информации и обмен эмоциями — обоюдный, встречный, что значит, что он в два раза слабее, чем если бы он был односторонне-направленным как в случае с письмом.

Во-вторых, давно известно, что одними только письмами можно заставить себя уважать, прислушиваться к своему мнению, в общем, манипулировать чужим сознанием. Убедительность в данном случае достигается легко: путем подбора верных аргументов и доводов.

В-третьих, письмо позволяет при минимуме слов донести максимум информации, что говорит о его краткости, четкости и одновременной информативной ёмкости. Этот фактор особенно важен в условиях нехватки времени.

В-четвёртых, с развитием современных электронных и, в особенности, интернет-технологий письмо становится оперативным средством передачи информации.

В-пятых, написанное слово консервирует мысль. Живое общение (телефонное или непосредственно личное) происходит в реальном времени и не оставляет никаких задокументированных доказательств, столь важных в деловой сфере. Человек вне сферы служебной деятельности чаще всего пользуется устной информацией, не закрепленной письменно на каком-либо носителе (бумажном или цифровом). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо, а так же любой другой документ). Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отсюда следует, что письмо является документом, фиксирующим ту или иную информацию, и значит, может использоваться для подтверждения или опровержения соответствующих фактов реальности. То, что письмо представляет собой часть документооборота учреждения, и делает его самым важным, а потому и самым используемым способом обмена деловой информацией.

Особая важность письма как самого распространенного вида деловых документов актуализирует вопрос о правилах его оформления в рамках документационного обеспечения управления на предприятии. Профессор В. А. Кудряев дает следующие рекомендации: служебное письмо должно составляться на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма; текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме; факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно; текст письма не должен допускать различного толкования.¹ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В. А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М., ИНФРА-М, 2002. 592 с. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Однако письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин. А. Н. Сокова. — М., 2003. 90 с. Как отмечает профессор Кудряев, в зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение (см. Приложение 1). В зависимости от назначения письма, от того, на чём его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Так или иначе выбор метода составления деловой корреспонденции остается за автором текста.

Стоит отметить также, что текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин. А. Н. Сокова. — М., 2003. 90 с.

Итак, мы рассмотрели письмо как один из способов обмена информацией, выделили две основные группы писем: личные и служебные (официальные) — и попытались объяснить, почему на сегодняшний день письмо является самым распространенным способом обмена информацией. Мы пришли к следующему выводу: в силу своих качеств, таких как: информативная ёмкость, ясность, чёткость, оперативность, письмо занимает важную позицию среди других способов обмена информацией. Однако факт того, что письмо — это документ, делает его наиболее используемым, а значит, и самым распространенным способом обмена информацией, который по праву занимает важнейшую позицию в современном процессе документационного обеспечения управления.

2.2 РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки. Рассмотрим каждую классификационную группу в отдельности.

По характеру информации письма можно разделить на 6 групп, каждая из которых представлена несколькими соответствующими подгруппами:

v письма информационного характераписьма, основным назначением которых является информирование адресата. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем:

· письмо-сообщение — письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение 2).

· сопроводительное письмо — письмо, составляющееся при отправке адресату документов или материальных ценностей и содержащее дополнительные разъяснения к приложенному документу. В нем указывается, для чего направляется основной документ, что необходимо сделать и в какие сроки, объясняется причина задержки, разъясняются сложные моменты (см. Приложение 3).

· письмо-напоминание — письмо, цель которого — побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности (см. Приложение 4).

· письмо-извещение — письмо, информирующее о публичных меро-приятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привле-чения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте про-ведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию (см. Приложение 5). Такие письма не требуют ответа.

· письмо-уведомление — письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату (см. Приложение 6).Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

· рекламное письмо — письмо, предлагающее товары (услуги), стиму-лирующее интерес к товару и желание его приобрести (см. Приложение 7). К таким письмам относятся письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления.

v письма, содержащие просьбу или предложение — письма, целью которых является побудить адресата совершить определённые действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:

· письмо-просьба — письмо, цель которого — получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору (см. Приложение 8). Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

· письмо-запрос — письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов (см. Приложение 9). Письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.

· письмо-предложениеписьмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельностис предложением товаров, услуг) и др. (см. Приложение 10). В коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос, а может быть и инициативным.

· письмо-заявка — письмо (разновидность письма-просьбы), выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией (см. Приложение 11). Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др.

· письмо-заказ — письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием её конкретных условий (см. Приложение 12). Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.

· письмо-приглашение — письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках (см. Приложение 13).

v Письма, содержащие требование или претензию — письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.

· письмо-требование — письмо, цель которого — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей (см. Приложение 14).

· письмо-претензия (рекламация) — письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков (см. Приложение 15). Рекламация может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроков поставки и т. п. Рекламация содержит: основания для предъявления претензий; доказательства произошедшего ущерба; конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переносится в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению, она рассматривается полностью, частично либо отклоняется, денежная оплата произведена.

v письма-ответы — письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение. К ним относятся:

· письмо-согласие — письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение (см. Приложение 16).

· письмо-отказ — письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение 17).

v этикетные письма — это письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:

· письмо-поздравление — деловое письмо, составляемое в торжественных случаях (см. Приложение 18).

· письмо-благодарность (благодарственное письмо) — письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги (см. Приложение 19).

· письмо-соболезнование — письмо, составляемое в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.) (см. Приложение 20).

· письмо-извинение — письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства (см. Приложение 21).

v письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии. К ним относятся:

· гарантийное письмо — письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ, возврата кредита и др. Такое письмо имеет повышенную правовую функцию (см. Приложение 22).

· письмо-подтверждение — письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др. (см. Приложение 23).

· рекомендательное письмо — письмо, автор которого дает характе-ристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обучение и др. (см. Приложение 24).

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

— письма, требующие письма-ответа, или инициативные письма письмо-просьба (см. Приложение 8); письмо-запрос (см. Приложение 9); письмо-предложение (см. Приложение 10) и др. Это самая распространенная разновидность писем.

— письма, не требующие письма-ответа, или ответные письма (письмо-подтверждение (см. Приложение 23); письмо-напоминание (см. Приложение 4); письмо-согласие (см. Приложение 16), письмо-приглашение (см. Приложение 13) и др. Такие письма по своему содержанию зависят от инициативных писем. Нередко ответные письма содержат отказ, в этом случае он должен быть хорошо аргументирован.

По структурным признакам деловые письма бывают:

— регламентированные (стандартные). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие либо на причину обращения («В связи с неполучением счёта-фактуры…», «Ввиду задержки получения груза…»), либо на ссылки («Ссылаясь на Ваш запрос от…», «Согласно протоколу о взаимных поставках…»), либо на цель («В целях скорейшего решения вопроса…», «В ответ на Ваш запрос…»).

— нерегламентированные (нестандартные). Нерегламентированное деловое письмо отображает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придаёт письму составитель, и потому представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. Такие письма, как правило, включают элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие: «благодарю», «выражаю надежду», «ставим Вас в известность», «подтверждаем», «приказываю», «напоминаем» и т. д.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По признаку адресата деловые письма бывают:

— обычные — письма, которые отправляются на один адрес;

— циркулярные — письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций) По композиционным особенностям деловые письма делятся на:

— одноаспектные — письма, рассматривающие одну проблему, вопрос;

— многоаспектные — письма, содержащие однотипные и разнотипные аспекты: просьбы, сообщения, предложения.

По форме отправления письма бывают:

— обычные почтовые. В настоящее время к традиционному почтовому отправлению организации прибегают в том случае, когда необходимо передать письма, имеющие большое юридическое значение: рекламации, гарантийные письма, договоры предложения (оферта) и др.

— факсовые — письма, обладающие высокой оперативностью и высокой надёжностью доставки.

— электронные письма — совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т. п. и представляющий огромные возможности. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников — бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в нем указывается дата и время отправления и получения сообщения, сохраняется строка «Subject» или «Тема» сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл. С другой стороны, электронные письма обладают целым рядом преимуществ: оперативностью; возможностью передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; достаточно высокой надёжностью доставки сообщения; простотой использования человеком и программами.

Итак, мы рассмотрели виды официальных писем и пришли к следующему выводу: существует огромное множество разновидностей писем, которые можно классифицировать по следующим признакам: по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Письмо, в силу своих качеств, таких как: информативная ёмкость, ясность, чёткость, оперативность, действительно является важным способом обмена информацией. Однако тот факт, что письмо представляет собой прежде всего информационно-справочный документ, в определенной степени обладающий юридической силой, делает его самым используемым, а потому и самым распространенным способом обмена информацией, занимающим важнейшую позицию в современном процессе документационного обеспечения управления.

В ходе написания работы было выявлено и рассмотрено множество видов писем, классифицированных по следующим основаниям: по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления. При этом в работе в целях сужения рамок изучаемой проблемы было уделено внимание только одному классу писем — так называемым служебным, или официально-деловым письмам. Все обозначенные выводы в полной мере соответствуют поставленным в начале данной работы целям и задачам.

Материалы представленной работы могут быть использованы как в теоретических, так и в практических целях. Особую ценность представляют собой материалы, содержащиеся в Приложении к работе, поскольку они могут быть использованы в качестве готовых шаблонов служебных писем.

1) Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М., МЦФЭР, 2006.

2) Кузин Ф. А. Культура делового общения. — М., 2000.

3) Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. — М., Азъ, 1992.

4) Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин. А. Н. Сокова. — М., 2003.

5) Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В. А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М., ИНФРА-М, 2002.

6) Большой филателистический словарь / Под общ. ред. Н. И. Владинца и В. А. Якобса (См. статьи, начинающиеся на Письма, а также Письменная корреспонденция)

7) Кнабе Г. С. Античное письмо // Древо познания — древо жизни / Г. С. Кнабе. — М. РГГУ, 2006. — С. 502—525.

8) Нечаев В. И. Письма в гражданском праве // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907. (Проверено 2 декабря 2010)

9) Письма как род литературных произведений // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907. (Проверено 2 декабря 2010)

10) Филателистический словарь / Сост. О. Я. Басин. — М.: Связь, 1968. — 164 с. (См. Письмо.)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Структура сложного делового письма

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Об отсутствии замечаний и предложений

Уважаемый Валерий Иванович!

Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» замечаний и предложений не имеем.

Генеральный директор Кондратьев А. Н. Кондратьев С.С. Ковалев

315−44−98

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

О программе и учебном плане семинара

Уважаемый Валерий Иванович!

Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара «Электронные документы в управлении и торговле».

Генеральный директор Кондратьев А. Н. Кондратьев

С.С. Ковалев

315−44−98

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

О принятии мер

Уважаемый Андрей Николаевич!

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42 Ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года. Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов Н.П. Кручинин

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

О проведении селекторного совещания

Уважаемый Андрей Николаевич!

18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий. Совещание состоится в селекторном зале Администрации.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов

Н.П. Кручинин

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

О продлении срока договора

Уважаемый Андрей Николаевич!

Уведомляем Вас, что 17 февраля истекает срок договора о страховании основных производственных файлов Вашей компании.

В связи с этим, предлагаем продлить срок действия названного договора в предусмотренном пунктом 5 порядке.

Надеемся на взаимопонимание и оперативный ответ.

С почтением,

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов Н.П. Кручинин

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

О предоставлении услуг

Уважаемый Виктор Иванович!

Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания — один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании РосТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах на доступ в Сеть. Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8−499−127−34−88. Специалисты компании РосТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.

Генеральный директор Кондратьев А. Н. Кондратьев

С.С. Ковалев

315−44−98

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

О предоставлении информации

Уважаемый Андрей Николаевич!

В связи с подготовкой рекламной кампании обуви «Весна — Лето 2011», запланированной на период с декабря 2010 г. по июнь 2011 г., просим Вас сообщить о возможности проведения Вашей компанией исследования известности в Москве и 2−3 региональных центрах России, на Ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов

Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

О предоставлении копий документов

Уважаемый Виктор Иванович!

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

Генеральный директор Кондратьев А. Н. Кондратьев С.С. Ковалев

315−44−98

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

О предоставлении услуг

Уважаемый Андрей Николаевич!

Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг. Стоимость мытья 1 кв. м поверхности — 15 руб.

Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье. Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств. Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Об участии в семинаре-практикуме

Уважаемый Андрей Николаевич!

Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П. Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р. Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме «Методы защиты информации в информационных системах», который состоится 12 апреля 2010 г.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

О поставке электроусилителей

Уважаемый Игорь Маркович!

Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая — июня 2010 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.

Генеральный директор Киселев Г. М. Киселев В.С. Саввин

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

О проведении выставки

Уважаемый Игорь Маркович!

Приглашаем Вас посетить международную специализированную выставку «Мир климата-2011».

Выставка работает с 10 по 20 апреля 2011 г. ежедневно с 09.00 до 18.00 часов по адресу: г. Москва, ул. Красноармейская, д. 17, корп. 2.

Генеральный директор Киселев Г. М. Киселев

Е.Я. Малышева

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

О принятии мер

Уважаемый Сергей Ильич!

Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп Ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ (приложение 3 к договору).

Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков.

Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора Вам будут предъявлены штрафные санкции.

Генеральный директор Киселев Г. М. Киселев

В.С. Саввин 215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

О недостаче товара

Уважаемый Сергей Ильич!

Вашей фирмой 25.04.2010 по железнодорожной накладной № 269 413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35−918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чём свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2010 № 14 388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.

Приложение: коммерческий акт на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор Киселев Г. М. Киселев

В.С. Савин

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

О согласии принять делегацию

Уважаемый Игорь Маркович!

Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей Вашего предприятия и ознакомить их работой САП «Нефтеперерабатывающий комплекс».

Наиболее приемлемое время для визита — период с 15 по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.

Генеральный директор Киселев Г. М. Киселев

Е.Я. Малышева

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 17

Об отсутствии мест

Уважаемый Андрей Николаевич!

В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10−12 октября этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для Вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель «Высокогорье».

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов

Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 18

О поздравлении с Днем строителя

Уважаемый Геннадий Михайлович!

Поздравляем Вас и коллектив Вашей компании с наступающим профессиональным праздником «День строителя»! Желаем Вам и Вашим сотрудникам успехов в достижении поставленных целей, плодотворной работы, процветания и благополучия.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов

Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 19

О благодарности за проведение конференции

Уважаемые господа!

Благодарим коллектив вашего института за прекрасную организацию и проведение Международной научно-практической конференции «Информационное общество: проблемы межведомственного электронного взаимодействия».

Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области информационных технологий, рассмотреть проблемы подготовки и переподготовки кадров, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике.

Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество!

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов

Н.П. Степанов

468−49−04

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

О выражении соболезнований

Уважаемый Василий Александрович!

Для нас было огромным потрясением известие о скоропостижной смерти финансового директора Вашей компании г-на Крупнова Валерия Яковлевича, который верно служил интересам компании многие годы. Передаем Вам свои соболезнования по поводу потери такого талантливого сотрудника.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов

Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 21

О принесении извинений за задержку оплаты счета

Уважаемый Василий Александрович!

Примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих для персональных компьютеров по договору № 28 от 12.03.2010, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что в дальнейшем подобного не повторится. Еще раз приносим свои извинения.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов

Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

Об издательстве книги

Уважаемый Владимир Петрович!

Просим Вас издать книгу «Эстетика. Курс лекций». Формат — 60×90/16, объем — 240 с., бумага офсетная № 1, тираж — 2000 экз.

Обязуемся оплатить услуги и предоставленные материалы не позднее 17.04.2011 г. Наши банковские реквизиты: счет № 4 070 581 060 000 000 000 в АКБ Пробизнесбанк, Москва, Россия, ИНН 7 729 086 087, БИК 44 525 986, КПП 775 001 001, корр. сч. АКБ Промсвязьбанк в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве -№ 3 010 082 060 000 000 000.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

О подтверждении договоренности

Уважаемый Андрей Николаевич!

Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в декабре этого года. Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.

Генеральный директор Смирнов К. В. Смирнов

Н.П. Румянцев

215−37−58

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями. Через год после её прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря её усилиям у издания появились новые партнёры и рекламодатели. Особо хочется отметить её надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата.

Генеральный директор Васнецов Р. П. Васнецов