Обобщенная структура затрат на организацию выставки

• 1. Затраты на творческую подготовку (концепция, творческий проект, сценарии, графическое оформление).
• 2. Затраты по информированию (полиграфия, реклама в СМИ, ТВ, в Интернете).
• 3. Затраты на техническую подготовку: материалы, оборудование, зарплаты персоналу (административному, техническому, вспомогательному), прокат оборудования, транспортировка выставочных грузов, монтажные работы, свет, ИТ и т. д. А также на закрытие, демонтаж, вынос после окончания выставки.
• 4. Затраты на эксплуатацию выставки: обслуживание площадей, электроэнергия, вода, противопожарные мероприятия, затраты на конкурсы, вознаграждения и т. д.
• 5. Представительские затраты: сувениры, подарки.
• 6. Затраты на организацию сопутствующих мероприятий: конференции, семинары, конкурсы.

Смета затрат ложится в основу себестоимости и ценообразования на выставочные услуги.

Общие затраты делят на размеры выставочной площади и определяют стоимость одного квадратного метра для участников. При этом не учитывается площадь общего пользования: коридоры, площадки между экспонатами, вестибюли. Их целесообразно «оплатить» входными билетами. Для этого можно использовать любую схему определения стоимости входного билета. Необходимые данные: размер общих площадей, стоимость одного квадратного метра, ожидаемое число посетителей выставки. Необходимо обеспечить не только возмещение затрат, но и получение прибыли и расходы по будущим платежам, перечислениям в фонды, налоговым отчислениям.

Как известно, прибыль — экономическая цель любой коммерческой организации. Под прибылью понимают конечный финансовый результат производственно-хозяйственной деятельности, показатель эффективности, источник средств для инвестиций, формирования фондов и выполнения обязательных платежей. Прибыль наряду с суммой амортизационных отчислений является основным источником воспроизводства и развития деятельности, материального стимулирования труда, затрат на социальное развитие. Различают прибыль от реализации продукции или услуги, балансовую прибыль, валовую и чистую прибыль. Прибыль от реализации определяется как разность между выручкой от реализации без налога на добавленную стоимость и акцизов и затратами на ее производство и реализацию, включаемых в себестоимость услуг. Общая масса прибыли зависит, таким образом, от объема продаж и уровня цен, а также от уровня издержек.

Соизмерение прибыли с затратами называют нормой рентабельности. Эта норма рассчитывается по формуле на основании цены единицы продукции или услуги, ее себестоимости, объема работ, объема оборотных средств.

Для этого выводят отчетно-плановый показатель «Объем работ». Как его вычисляют? При плановом уровне рентабельности в 50% к сумме затрат расчетная надбавка составит 50%, а объем работ соответственно составит сумму затрат плюс расчетная надбавка.

Вот теперь пора заняться определением стоимости предоставляемых экспонентам выставочных площадей. Объем работ делим на имеющиеся у нас площади. Вычисляем цену для экспонента одного квадратного метра. На основе этой средней цены устанавливают конкретные расценки для арендаторов-экспонентов в зависимости от размера их места и его выгодного расположения. Возможен целый ряд дополнительных услуг, к примеру, проектирование и строительство нетипового выставочного стенда. При этом стоимость калькулируется и обсчитывается отдельно на отдельных договорных условиях.

Для организаций сервисной деятельности целесообразна разработка бизнес-плана на год, где дается смета расходов и доходов от всех мероприятий и работ, проводимых фирмой в течение года. Основная логика планирования бюджета заключается в сведении сумм затрат и сумм поступлений денежных средств. При этом определяют плановую прибыль и сумму платежей и налогов (более детально см. § 3.4.).