Деловой этикет и коммерческая тайна

В России в связи с переходом к новому типу рыночных отношений появилось новое понятие — «коммерческая тайна». Она является важной составляющей частью делового сотрудничества и, следовательно, делового этикета.

Коммерческая тайна — это преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах и сферах производственнохозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности фирмы, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами экономической безопасности фирмы.

Коммерческая тайна, в отличие от государственной, не определена перечнем, поскольку она всегда разная применительно к различным предприятиям. Порядок обращения со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, регулируется «Положением по сохранности коммерческой тайны предприятия». Сроки действия коммерческой тайны определяются в каждом конкретном случае лицом, подписавшим документ, в виде определенной даты, или «бессрочно», или «до заключения контракта». В правом верхнем углу документа пишется: «КТ» (или полностью — «Коммерческая тайна»), «Конфиденциально», «Секрет предприятия». Такая пометка не является грифом секретности, а лишь показывает, что право собственности на данную информацию охраняется законодательством.

Коммерческая тайна подлежит защите со стороны службы безопасности предприятия. В повседневной жизни коммерческая тайна всегда выступает в форме коммерческих секретов.

Коммерческие секреты — форма проявления коммерческой тайны. Они представляют собой сведения, оформленные в виде документов, схем, изделий, относящихся к коммерческой тайне, и подлежат защите со стороны службы безопасности от похищения, выведывания или утечки информации.

Для защиты коммерческих секретов следует соблюдать следующие правила:

• 1) безопасность всегда и везде должна обеспечиваться только профессионалами;
• 2) предпринимаемые превентивные меры должны предусматривать специальную программу по дезинформации промышленных шпионов;
• 3) система превентивных мер должна включать в себя такой важнейший элемент, как организация перемещения охраняемой информации с исключением при этом любой возможности ее утечки.

Секретность в условиях рыночного хозяйствования защищает производителя от недобросовестной конкуренции, к которой относятся различные противоправные действия, такие как скрытое использование торговой марки, подделка продукции, обманная реклама, подкуп, шантаж.

Защита деловой информации

Разрабатывая меры по защите коммерческой тайны, необходимо экономически обосновать целесообразность засекречивания той или иной деловой информации.

В первую очередь выделяется информация, утечка которой может привести фирму к банкротству. Это строго конфиденциальная информация, к ней относятся ноу-хау, сведения о перспективах развития фирмы, ее клиентах, сроках и сумме кредитования. Не подлежит огласке информация, раскрытие которой может быть сопряжено с неблагоприятными последствиями, а именно: адреса руководителей и сотрудников фирмы, номера домашних телефонов, текущие планы работы, информация о конфликтных ситуациях в коллективе.

При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим. Следует установить строгий порядок хранения первых экземпляров договоров и правила работы с ними. Их надо хранить в определенном месте и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя. На лица, ответственные за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них.

При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила. Для этого необходимо:

• — разработать инструкцию (памятку) по работе с секретными документами;
• — назначить ответственных лиц для контроля над секретным делопроизводством;
• — осуществлять строгий контроль за допуском персонала к секретным документам.

Наиболее важные документы следует хранить в сейфе, менее важные — в специальном металлическом контейнере.

Документы, которые правомерно могут потребовать сотрудники налоговой инспекции или правоохранительных служб, следует держать отдельно от остальных конфиденциальных бумаг.

Подготовку документов, содержащих важные сведения, следует доверять проверенным людям. Количество экземпляров должно быть строго ограниченным. При необходимости следует определять степень конфиденциальности документа, а также срок действия ограничительных грифов. При этом необходимо помнить: чем больше секретной информации в нем отражено, тем больше потребуется затрат для его защиты.

Множительная техника должна находиться под надежным контролем, так как копирование документов — один из способов получения сведений, составляющих коммерческую тайну.

Количество копий должно строго учитываться, их уничтожение — контролироваться, а копировальные машины снабжаться счетчиком и ключом, запускающим машины в действие. Существует правило: наиболее ценные документы руководители копируют сами.

Для работы с секретными документами должны отводиться специальные помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники, не имеющие разрешения (допуска) на работу с конфиденциальной информацией.

В наших условиях обеспечить каждому исполнителю работу в специально выделенном помещении бывает практически невозможно, поэтому следует соблюдать «политику чистых столов». Суть ее заключается в том, что в отсутствие работника на его рабочем столе не должно быть никаких документов.

Черновики секретных документов должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов «набело» черновики уничтожаются. Вероятность утечки секретной информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. Если нет возможности пользоваться услугами фельдъегерской связи, то доставку секретных документов и ценностей следует организовать своими силами с привлечением сотрудников собственной службы безопасности или же обратиться в специализированные фирмы, которые такие услуги оказывают за определенную плату.

Доверяя бумаги почте, следует отправлять их заказными письмами или письмами с уведомлением о вручении их адресату.

Организация защиты документов — обязанность руководителя. Следует быть уверенным, что с момента появления и до уничтожения документ к посторонним лицам не попадал. Если документ утерян (похищен), специалисты из службы безопасности должны провести служебное расследование.

В процессе хранения и пересылки секретных документов могут быть применены средства защиты и сигнализации при несанкционированном доступе к ним.

Одна из новинок — светочувствительное покрытие, наносимое на документы, которое может проявиться под воздействием света, указывая тем самым на факт ознакомления с документами или их фотографирования посторонними лицами. Кроме того, фирма «Ксерокс» разработала специальный краситель, который наносится на текст документа, что исключает возможность несанкционированного копирования — копия получается нечитабельной.

Используют в этих целях и электронику. Электронное устройство величиной со спичечный коробок («Ноте detective») помещается в сейфе или под бумагами на рабочем столе. Оно срабатывает при попадании на него света и подает пронзительный звуковой сигнал. По желанию заказчика фирма снабжает его радиопередатчиком, включающем на значительном расстоянии иные защитные системы и внешнюю сигнализацию.

Основные мероприятия по защите документации представлены в табл. 2.3.

Таблица 2.3

Мероприятия по защите документации^[1]

Сотрудники, отвечающие за сохранность и своевременное уничтожение секретных документов, должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы простым, но весьма надежным способом — хорошей зарплатой.

Если вы говорите по телефону из комнаты, в которой работают другие сотрудники, не делайте их соучастниками разговора; а если вы сами оказались невольным свидетелем разговора, который, на ваш взгляд, коллега хотел бы провести без свидетелей, найдите повод покинуть комнату, даже если разговор между вами был прерван этим телефонным звонком. В общей рабочей комнате по телефону (и всегда!) следует разговаривать вполголоса и кратко.

Рекомендуется избегать обсуждения по телефону:

• — любых вопросов с людьми, с которыми у вас ранее не было контактов или с которыми не сложились личные отношения;
• — вопросов, по которым можно предполагать противоположное вашему мнение собеседника;
• — деликатных вопросов, касающихся самого собеседника или представляемой им фирмы, а также персональных (личных) проблем;
• — спорных вопросов взаимоотношений, координации и субординации деятельности между вами или представляемыми вами организациями;
• — вопросов, касающихся третьих лиц или организаций, представители которых могут оказаться в комнате вашего собеседника в момент вашего звонка.

Следует также избегать сообщения по телефону отрицательных решений по запросам. Вашим собеседником это будет расценено как ваша черствость, неуважение к нему, особенно если ваше отрицательное решение так или иначе затрагивает его лично.

В работе зарубежных фирм практикуется обязательное письменное подтверждение самого факта переговоров и достигнутых договоренностей, особенно если переговоры состоялись по телефону. Такой документ нс должен быть большим по объему. В нем фиксируются обсужденные вопросы, достигнутые договоренности и нерешенные проблемы. Документ подписывается руководителем или лицом, говорившим по телефону, и адресуется руководителю другой стороны или собеседнику, но телефону с соблюдением «канонических» форм вежливости.

• [1] Соловьев Э. Я. Деловой и международный протокол. С. 52.