Информационная система управления

Характеристика общей схемы информационных потоков в организации Полное представление об информационных потоках в аппарате управления может быть получено при изучении его информационной структур и документированной и недокументированной информации.

Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечил ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи, с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

На сегодняшний день все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах — это информационно-аналитический отдел, в других — информационно-аналитические задачи, отдел коммерческой разведки, информационный центр или служба информации.

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений организации и в основном представлена в уже обработанном, подготовленном для анализа виде.

Таким образом, основные задачи, стоящие перед информационной службой:

• — Сбор, обработка и анализ внешней информации;
• — Сбор, обработка и анализ внутренней информации;
• — На основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений;
• — Оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводы и выработанных рекомендаций;
• — Долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе;
• — Решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы.

Основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы:

• — Информационный отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал;
• — Основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку;
• — На этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации;
• — Основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность, в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени.

Предлагаются следующие шаги для их решения:

• — Разграничение обязанностей между специалистами службы;
• — Внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.

Информационная система (ИС) — это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всем информационно — документальными потоками, включающие в себя следующие обязательные элементы:

• — Информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирование ИС;
• — Регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменения;
• — Кадровые ресурсы, отвечающие за формирование и развитие информационной модели;
• — Программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели;
• — Регламент внесения изменений в конфигурацию программного комплекса;
• — Аппаратно-техническую базу, соответствующую требованиям по эксплуатации программного комплекса;
• — Эксплуатационно-технические кадровые ресурсы;
• — Правила использования программного комплекса и пользовательские инструкции.

Обслуживание в больших предприятиях занимает от 50−70% имеющихся мощностей, поэтому можно представить соответствующую автономную часть структуры. Вместе с тем против расчленения этого подразделения говорит часто то, что на практике работа по проектирование систем их разработчикам оказывается наиболее качественным, поэтому действительно имеет смысл обеспечить эти функции с помощью одних и тех же людей.

Организация, хранилище данных, обработка и контроль находятся в производственных подразделениях. Очень часто используется только стандартное прикладное программное обеспечение; функции поддержки и сопровождения в таких предприятиях часто передаются на сторону.

Анализ путей устранения недостатков коммуникационного процесса Коммуникация — это процесс обмена между людьми информацией интеллектуального или эмоционального содержания. Под информацией понимается любая совокупность сведений, первичным источником которых был опыт.

Обмен информацией начинается с отбора или формулирования идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или информацию следует сделать предметом обмена.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. В ряде случаев форма оказывается важнее содержания. Кодирование превращает идею в сообщение.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания принимающим информационного сообщения.

Коммуникация на предприятии — это обмен информацией, на основе которой руководитель получает сведения, необходимые для принятия решений, и доводит это решение до исполнителей.

Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности (функции управления). Поэтому коммуникации называют связующим процессом. Виды обмена информацией: а) между фирмой и внешней средой; б) между иерархическими уровнями управления фирмы; в) между подразделениями одного уровня; г) между руководителем и подчиненными; д) неформально между работниками фирмы.

Для обмена информацией в фирме используют разные средства: деловые беседы, обсуждения, совещания, телефонные разговоры, собрания, служебные записки, отчеты, справки и подобную документацию, циркулирующую внутри фирмы, которая очень часто является реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации должны: осуществляться своевременно, быть достоверными, быть достаточно полными.

Если коммуникации налажены плохо, то и решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего от них хочет руководство, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Поэтому эффективность коммуникаций определяет не только качество принимаемых решений, но и то, как они в действительности будут реализованы.

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы:

• 1) Постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживание мест информационных перегрузок;
• 2) Контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана — графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т. д.;
• 3) Организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи.
• 4) Создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т. д. кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных;
• 5) Использование современных информационных технологий, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т. д.;
• 6) Предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации.

Требования к документообороту.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО ЧЛЗ «Фест-Про» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота ООО ЧЛЗ «Фест-Про» являются:

• — Оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• — Максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• — Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основной структуры любого документооборота является документ. Все документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ООО ЧЛЗ «Фест-Про» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО ЧЛЗ «Фест-Про», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправлен и подшивке документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО ЧЛЗ «Фест-Про» .

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО ЧЛЗ «Фесть-Про» .

Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО ЧЛЗ «Фест-Про», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.