Управление библиотечным фондом — это постоянное, объективно целесообразное упорядочение, изменение (при сохранении качественной специфики) состава, величины и структуры библиотечного фонда, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и — информационными потребностями ее абонентов. Необходимость управления вызывается постоянным изменением внешней по отношению к библиотечному фонду среды — развитием информационных потребностей абонентов библиотеки, изменением количества и уровня квалификации библиотечного персонала, улучшением (а подчас и ухудшением) материально-технической базы библиотеки, непрерывными изменениями в самом библиотечном фонде.
По сути дела, управление включает в себя непрерывный сбор и передачу информации о состоянии и использовании библиотечного фонда; логическую переработку этой информации: принятие решения и выдачу управляющих воздействий. Цель этих действий — приведение фонда в желаемое, заранее смоделированное состояние, а также контроль за тем, как выполняется принятое решение.
Как и всякая система, УБФ имеет структуру и выполняет управленческие функции. Структура УБФ включает в себя две подсистемы — управляемую, или объект управления, и управляющую, или субъект управления, — и информационные связи между подсистемами и внешней средой.
Библиотечный фонд как объект управления имеет четыре рода связей. На входе он получает, во-первых, информацию от внешней среды — о цели формирования фонда данной библиотеки, о стоящих перед нею в настоящее время задачах, характере и тенденциях развития информационных потребностей и запросов обслуживаемых абонентов, о профиле фондов библиотек. Во-вторых, он получает управляющие воздействия от субъекта управления. В-третьих, фонд, в свою очередь, передает библиотечному персоналу информацию о своем состоянии. В-четвертых, фонд имеет связь на выходе — с внешней средой. Эта связь предстает в виде результатов использования фонда.
Библиотечный персонал как субъект управления также имеет прямые и обратные связи. Он получает информацию непосредственно от внешней среды — о финансовых возможностях библиотеки, состоянии рынка документов, наличии в нем источников информации по профилю фонда и вероятности их приобретения.
Информация, поступающая от субъекта управления к объекту управления и в обратном направлении, должна быть обобщена и конкретизирована в той мере, в какой это необходимо для принятия и исполнения решения.
Функции:
- 1) прогнозирование
- 2) планирование
- 3) организация
- 4) регулирование
- 5) учет
- 6) анализ
