Жанры канцелярского подстиля. 
Правила оформления деловых бумаг

По форме отправления:

— почта;

— факс;

— электронная почта.

Особенность документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Они разрабатываются и утверждаются в виде государственного стандарта (Сборники «Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов») и регулярно переиздаются.

Справки могут содержать информацию о фактах и событиях служебного характера и информацию, которая удостоверяет тот или иной факт частной жизни. Последние необходимы частному лицу для предоставления в организацию или учреждение. Это справки: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о занимаемой должности, о месте учёбы и т. д.

Реквизиты справки:

— наименование жанра документа;

— именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдаётся;

— текст, содержащий требуемую информацию;

— указание адреса и наименование организации, для которой выдаётся справка;

— подпись должностного лица;

— обозначение адресанта (обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении справки).

Основные языковые модели справки: Дана в том, что…, Дана для предъявления в…

Докладная записка — это документ, который адресован руководству и информирует его о выполненной работе, об имевшем место факте, о сложившейся ситуации. Докладная записка содержит также выводы и предложения составителя.

Реквизиты докладной записки:

— адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

— наименование жанра документа;

— текст (информация, предложение и его аргументация);

— список документальных приложений (если они требуются);

— наименование организации (или в штампе).

Докладная записка может содержать заголовок. Основные языковые модели докладной записки: Прошу…, В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость + родительный падеж, Согласовать вопрос…

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст последних должен быть убедительным, мотивированным Заявление предназначено для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящается одному вопросу. Реквизиты личного заявления:

— адресат;

— именование заявителя (фамилия, имя, отчество, адрес, номер телефона);

— наименование жанра документа;

— текст;

— список документальных приложений (при их наличии);

— подпись заявителя;

— дата.

Языковые формулы заявления: Прошу…, Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того что…, В связи с тем что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…

Примечание: фамилия заявителя может быть употреблена и с предлогом от (от Кузнецовой А.И.); слово заявление может начинаться и со строчной буквы, а в конце с точкой (заявление.).

Доверенность — документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Реквизитами доверенности являются:

— наименование жанра документа;

— место написания;

— дата написания;

— основной текст;

— удостоверительная подпись, скреплённая печатью организации;

Рекомендации по написанию деловых писем Выделяют следующие типы деловых писем: письмо-сообщение; сопроводительное письмо; письмо-инструкция; гарантийное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; оферта (письмо-предложение); письмо-напоминание; письмо-приглашение; рекламация; письмо-подтверждение; письмо-благодарность; письмо-ответ.

— Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

— Нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи.

— Рекомендуется традиционное, классическое, с точки зрения грамматики, построение фраз: подлежащее — сказуемое — обстоятельство места и т. п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

— Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.

— Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно воспринимается лучше.

— При написании письма должны использоваться безупречная бумага, разборчивый шрифт: не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный.

— Текст должен быть расположен безупречно: широкие поля, оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;

Структура делового письма.

Деловое письмо имеет определенную структуру. К элементам структуры относятся:

1) Реквизиты.

2) Тема (О+ существительное в предложном падеже; По вопросу о + существительное в предложном падеже; Касательно + существительное в родительном падеже): О поставке автомобилей; По вопросу о поставке телевизоров; Касательно заказа на поставку зерна).

3) Вводная часть (сообщение повода): Согласно контракту… Нами рассмотрены Ваши предложения…

4) Основная часть письма (формулирование главной мысли письма в соответствии с целью): Просим рассмотреть вопрос/ подтвердить заказ/ сообщить о решении/ Направляем Вам/ Высылаем Вам…

5) Заключение (выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса, признательность, благодарность): Надеемся получить ответ в ближайшее время; Просим ответить в двухнедельный срок; Ожидаем Вашего согласия…; Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество…; Искренне Ваш…; Заранее благодарны…; С уважением…

Минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

— поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т. п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;

— соболезнования по соответствующему случаю (только от руки);

— выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок, за поздравления (лучше от руки).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Официально-деловой стиль — это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.

Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты — придают ему в целом консервативный характер.

Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.

Цель работы достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

.

1. «Русский язык и культура речи» / под. ред. Н. И. Колесниковой. — Часть 1. -Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2009.

2. Голуб И. Б. Русский язык и культура речи: учебное пособие. — М.: Логос, 2003. — С.

359.

3. Будагов Р. А. Как мы говорим и пишем. М., 2006. — С. 225.

4. Особенности официально делового стиля речи [Электронный ресурс]. Режим доступа:

https://sites.google.com/site/oficialnodelovojstilreci/home/osobennosti-oficialno-delovogo-stila-reci.

5. История официально-делового стиля и жанры деловой речи [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.ido.rudn.ru/ffec/rlang/rl13.html.