Деловое совещание

Таким образом можно избавиться от не нужной критики и реакции на нее. Чтобы выйти из конфликта можно использовать пробные вопросы.М.Мак.

Кормак разработал типологию участников совещания и изложил ее в книге «Секреты бизнеса для всех»:"говорящие начистоту" — постоянно честно высказывают свое мнение, у них нет задних мыслей, не хитрят. Это ценные участники каждого совещания, но они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые;"мученики" — разряжают обстановку, потому что быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Но, это происходит слишком быстро, возможно прежде, чем участники совещания выяснят, кто и что стоит у истоков произошедшего;"каменные лица" — держат свои мысли при себе и другим участникам совещания доводится гадать, какую игру они ведут и на чьей стороне;"заводилы" — усвоили слова: «Вы правы. Я никогда не думал об этом»; это хорошие участники совещания;"ораторы" — проникновение в смысл проблемы заменяют эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они пытаются убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Лучше и безопаснее для дела не обращать на них внимания;"адвокаты дьявола" — оспаривают абсолютно все. Правда, они часто выясняют истину, но отнимают очень много времени. На совещание необходимо приглашать не более одного из них;"разрушители" — любым своим словом могут погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие;"любители расслабиться" — устраиваются поудобнее на стуле, настраиваются на длительный приятный отдых и совсем не торопятся решать вопросы, которые стоят на повестке дня.

С данными партнерами целесообразно встречаться в холле или в помещении, где нет стульев;"государственные мужи" — продвигают себя или заставляют совещание двигаться вперед за счет умелого обращения с людьми. Теоретически таким участником должен быть руководитель совещания.

3. Стиль руководства при проведении совещания.

Руководитель совещания, как правило, выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный. Дипломатический стиль подразумевает учет мнений всех оппонентов совещания, а также то, как разные идеи согласуются между собой. При том неминуемы компромиссы. При авторитарном стиле руководства отдельные участники пытаются «протащить» свои проекты, действуют настойчиво. При данном ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, сообщает новую информацию, подает массу предложений, вырабатывает свое мнение категорично, не допускает возражений. Авторитарное ведение совещание возможно, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение. Утверждают психологи, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут привести к успеху. Но авторитарное ведение совещания необходимо отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками доведется работать и дальше. Потому есть смысл детально рассмотреть только дипломатический стиль ведения делового совещания, как более предпочтительный в условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом. По мимо этого, выделяют следующие стили поведения руководителя на совещании:

1. Диктаторский — когда руководитель ведет совещание и фактически единственный пользуется правом голоса. Пример данного совещанияознакомление с приказом, новое направление в работе.

2. Автократический — руководитель задает вопросы попеременно каждому участнику и выслушивает их ответы. Регулярное применение этого стиля содействует выработке устойчивой неприязни к руководителю.

3. Псевдодискуссионный — вначале руководитель или кто-нибудь по его поручению делает сообщение, затем проводят прения, в которых участвуют несколько сотрудников по выбору руководителя.

4. Дискуссионный характеризуют свободным обменом мнениями и выработкой общего решения.

5. При свободном стиле проведения совещания руководитель не формулирует четко повестку дня и решения не принимают. Отметим, что систематическое применение какого-нибудь одного стиля проведения совещания отрицательновоздействует на межличностные взаимоотношения сотрудников, статус руководителя и результативность работы. Следующий аспект, без рассмотрения которого не получится быть хорошим руководителем, — это искусство слушать. Психологи определяют слушание, как важное средство общения. В деловых кругах и в организациях часто допускают ошибки и промахи, причины которых содержатся в неумении слушать рекомендации, указания, предложения. Непонимание желаний и намерений собеседника влечет за собой потерю драгоценного времени, осложняет дальнейшее развитие деловых отношений, повышает эмоциональную напряженность. Существует ряд условий, которые необходимо соблюдать слушателю. Во-первых, не отвлекаться на посторонние мысли. Так как скорость мышления приблизительно в четыре раза больше скорости речи, то нужно очень жестко применять «свободное время» на критический анализ и выводы из услышанного. Во-вторых, нельзя обдумывать последующий вопрос, а тем более не следует говорить контраргументы. Это одна из самых часто встречающихся ошибок, которая часто очень дорого обходится слушающим. В-третьих, необходимососредоточиться на сущности предмета, а не на второстепенном.

Особенно трудно следить за выступлением, стержнем проблемы неподготовленных ораторов из-за путаницы в терминах и понятиях, бессистемности изложения и огромного количества второстепенных и маловажных фактов. Одним из главных правил руководителя совещания, оратора или просто выступающего является наблюдение за реакцией слушающих. Приведем несколько правил теории мимики и жестов, которым необходимо владеть каждому. Исследования, которые провели Ниренберг и Калеро по изучению жеста соединения, сцепления пальцев обеих рук, показали, что данный жест обозначает разочарование или желание скрыть свое негативное отношение к предмету разговора или человеку. При помощи потирания ладоней друг о друга человек невербально показывает ожидание позитивногоитога. Раскрытие рук, поворачивание открытых ладоней в сторону слушающих указывает об искренности выступающего. Психологи утверждают, что наблюдая за положением ладоней человека, можно судить о его честности в данный момент беседы.

Если же человек теряет интерес, но из вежливости хочет выглядеть заинтересованным, то он подпирает голову рукой, опускает ее на основание ладони. Настоящий интерес проявляется, когда рука находится под щекой, но не служит опорой для головы. Существует немало других жестов, при помощи которых можно распознать намерения и желания человека.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организации, которые добиваются успеха, отличаются от противоположных тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. Значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно и сознательно участвуют в нем люди. Для руководителя обеспечивающими и основополагающими являются социально-психологические методы менеджмента, которые направлены на достижение поставленной цели, которая влияет на конечный итог деятельности организации.

Под деловым совещанием понимаем элемент управленческой деятельности руководителя, наиболее распространенная форма управления, которая позволяет использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов, чтобы решить сложные проблемы, организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями и своевременно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей. Подытоживая вышесказанное, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения. Подводя итог всему вышерассмотренному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все нужные сведения от них, принимать своевременно верное решение. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫВинокуров Т. Г. Говорящий и слушающий. Варианты речевого поведения.

М.: 1993.

Волгин Б. Деловые совещания.

М.: 1981гГоловин Б. Н. Основы культуры речи.

М.: 1988.

Граудина Л. К. Культура русской речи.

М.: 2002.

Данцев А. А. Русский язык и культура речи для технических вузов.

Ростов-на-Дону, 2002.

Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время — М.: Экономика, 2010.-300сКаммероу Д., Баргер Н., Корби Л. Ваш психологический тип и стиль работы. — М.: ЗАО «Институт психотерапии», 2001.-250сЛаврененко В. Н. Психология и этика делового общения.

М., ЮНИТИ-ДАНА 2000.

Сопер П. Основы искусства речи.

М.: 1992.

Ушакова Т. Н. Речь человека в общении.

М.: 1989.