Организация как открытая система управления

Понятие организации и ее характерные черты

В области системного подхода первым крупным специалистом был Честер И. Бернар (1886−1961). Он утверждал, что организация — это «система сознательно скоординированных действий, в которой руководитель является самым важным стратегическим фактором», что руководитель в силе добиться высоких результатов в своей работе, выполнив всего три условия: обеспечить систему коммуникаций; предпринять усилия, необходимые для действия системы; сформулировать и определить цели системы.

Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация является главным свойством любой системы.

Таким образом, понятие «организация» может трактоваться как:

• · Внутренняя согласованность, упорядоченность, взаимодействие автономных частей целого, обусловленные его строением (как свойство любых систем);
• · Совокупность действий или процессов, ведущих к совершенствованию и образованию взаимосвязей между частями целого;
• · Объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил, и процедур (СЭС) (как форма существования социально-экономических, производственно-хозяйственных систем). [2]

Всеобъемлющий характер понятия «организация» отметил русский философ и экономист А. А. Богданов, который рассматривал теорию организации как всеобщую организационную науку. [3].

Все социально-экономические системы (предприятия, фирмы и т. д.) являются организациями.

Организация — это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей (Мескон). [4] Это определение относится к формальным организациям, т. е. созданным специально, в которых все управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Организация — это пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

• 1. Определение ее характера кадрами и менеджером; объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно.
• 2. Сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте.
• 3. Определенная, зависящая от процесса гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях.
• 4. Единство рабочих процессов и процессов управления, как результата разумного разделения труда.

Основными законами рациональной организации выступают: упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной самоорганизации и активности; желательность стабильности циклически повторяемых действий. [5].

Цели организации — результаты, которых стремится достичь организация, и на достижение которых направлена ее деятельность.

Выделяют главную целевую функцию, или миссию организации, определяющую основные направления деятельности фирмы.

Миссия — основная главная цель организации, ради которой она и создана.

При определении миссии организации необходимо учитывать:

• — формулировку задачи организации с точки зрения производства ею товаров или услуг, а также основных рынков и ключевых технологий, используемых в организации;
• — положение фирмы по отношению к внешней среде;
• — культуру организации: какой рабочий климат существует в данной организации; какой тип работников привлекает данный климат; каковы основы взаимоотношений руководителей фирмы с рядовыми сотрудниками;
• — кто является клиентами (потребители), какие потребности клиентов (потребителей) фирма может успешно удовлетворить.

Миссия организации является основой при формулировке ее целей. Цели представляют собой отправную точку при планировании.

Цели различают:

По масштабу деятельности: глобальные или общие; локальные или частные.

По актуальности: актуальные (первоочередные) и неактуальные.

По рангу: главные и второстепенные.

По временному фактору: стратегические и тактические.

По функциям управления: цели организации, планирования, контроля и координирования.

По подсистемам организации: экономические, технические, технологические, социальные, производственные, коммерческие и т. д.

По субъектам: личные и групповые.

По осознанности: действительные и мнимые.

По достижимости: реальные и фантастические.

По иерархии: высшие, промежуточные, низшие.

По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные (нейтральные) и конкурирующие.

По объекту взаимодействия: внешние и внутренние.

Процесс стратегического планирования является инструментом, который помогает руководству фирмы принимать правильные стратегические решения, и корректировать в соответствии с ними повседневную жизнь организации.

Стратегическое планирование — это набор решений и действий, осуществляемый руководством фирмы для достижения целей организации.

Стратегическое планирование включает в себя четыре основных вида управленческой деятельности:

Распределение ресурсов: распределение имеющихся фондов, высококвалифицированных кадров, а также технологического и научного опыта, имеющегося в организации.

Адаптация к внешней среде: действия, которые улучшают отношения фирмы с окружающей внешней средой, т. е. взаимоотношения с общественностью, правительством, различными государственными учреждениями.

Внутренняя координация работы всех отделов и подразделений. Этот этап включает в себя выявление сильных и слабых сторон фирмы для достижения эффективной интеграции операций внутри организации.

Осознание организационных стратегий. Здесь учитывается опыт прошлых стратегических решений, который дает возможность прогнозирования будущего организации.

Схема стратегического планирования состоит из этапов:

Таким образом, можно сделать вывод, что Организация — это единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.