Язык и стиль современных служебных документов

В официально-деловой письменной речи с течением времени сложились определённые правила расположения определений. Согласование определений — те, которые согласуются с падежами. Согласование определений часто состоит перед определённым словом: «Актуальный вопрос» (поменять нельзя). Несогласованные определения — те, которые не согласуются в роде, числе и падеже. Не согласованные определения ставят за определённым словом: «Рынок продукции, производство машин».

6. Постоянные словосочетания. Много слов употребляется только с одним словом, либо с ограниченной группой слов: «приказ издать», «составить текст приказа». Нарушение сочетания слов официально деловой окраски воспринимаются как стилистическая и лексическая ошибка.

7. Информационное насыщение документа. Это целесообразное количество включаемой информации, необходимой и достаточной для реализации коммуникативной задачи. Структура текста должна быть легко воспринимаемой. Рациональной считается структура, состоящая из 2-х частей. Выделяют два типа контекста (последовательный и параллельный). Последовательный контекст — одно предложение вытекает из другого. Параллельный контекст — последующее предложение поясняет предыдущее, при этом предмет речи является общим, единым. Но в последовательных предложениях о нём даётся новая информация.

8. Порядок слов в предложении. Следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее важное слово выделяют семонационно. В письменной — информационная роль слова возвращается к концу предложения.

9. Унификация сокращений. К стандартным аспектам языкам делового письма речи относятся сокращения. Правила: а) сокращения единообразны на протяжении всего текста документа; б) нельзя сокращать слово, если оно встречается один раз; в) нельзя сокращать слово, если оно встречается в предложении один раз; г) не допускается сокращение, если оно может повлечь двусмысленность; д) сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме гостов.

Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям: ясности, информативности (информационной емкости), убедительности (4, с. 63).

Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается правильным (с учетом вида и функционального назначения служебного документа) расположением элементов каждого предложения в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов), а также придаточных предложений.

Важен также и выбор формы предложений, которые в зависимости от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или сложными. Точность изложения достигается правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.

Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой в абзацы и отдельные предложения.

Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные сроки наиболее эффективное управленческое решение.

Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа соответствующей аргументации в форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее аргументации в заключительной части текста (в предложениях и выводах).

При этом исключительное значение обретает качество используемых в тексте служебного документа аргументов: они, как представляется, должны в первую очередь служить объективному отражению позиции автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность и предвзятость. Следовательно, при разработке текста служебного документа следует побеспокоиться не только собственно о подборе соответствующих фактов, но и о форме и способах их изложения, с тем, чтобы произвести на адресата должное впечатление.

Заключение

Культура составления служебных документов может быть определена тремя принципами: 1) лаконизм служебного документа; 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям документа и характеру отношений, и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Языковые и стилевые требования, предъявляемые к служебным документа (в том числе унифицированным), приобретают еще большую значимость в силу того, что основной спектр деловых отношений регулируется правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции.

Основными особенностями языка служебных документов являются точность и ясность; лаконичность; убедительность; нейтральность тона изложения; использование устойчивых словосочетаний; использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях; прямым порядком слов в предложении.

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов; немногословность.

Убедительность служебных документов достигается наличием достоверной информации; наличием веских аргументов; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора.

Нейтральность тона документов предусматривает изложение текста от третьего лица («банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации.

Устойчивые словосочетания — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение готовых языковых клише дает возможность: авторам — оперативно составлять документы; адресатам — облегчить восприятие документов; создать трафаретные формы документов по стандартным ситуациям.

Новые ситуации делового общения требуют совершенствования форм и содержания документов.

В этой связи намечаются новые тенденции в русском деловом письме:

1. Появление новых видов документов.

2. Лексикон официально деловой письменной речи пополняется новыми словами (резюме, оферта, бартер…).

3. Более свободным с точки зрения использования лексики экспрессивных средств языка становится язык и стиль деловых писем (безупречная работа, разумная политика цен, гибкая система скидок…).

4. В деловой речи в последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера (товарное предложение, информационное сообщение…).

Голуб И. Б. Стилистика русского языка. — М.: Айрис-пресс, 2009. — 448 с.

Дёмин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. — СПб: Питер, 2009. — 256 с.

Кожина М. Н. Стилистика русского языка. — М.: Флинта, 2008. — 463 с.

Ларин М.В., Сокова А. Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30−2003 — М.: МЦФЭР, 2006. — 112 с.

Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. — М.: Высшая школа, 2003. — 192 с.

Розенталь Д. Э. Справочник по русскому языку. Практическая стилистика. — М.: ООО «Издательство Оникс», 2008. — 416 с.