Стереотипы в деловых письмах

.)

В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на… год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)…

Приведем образцы сопроводительных писем.

1. К письму прилагаем два оригинала и две копии контракта от … № … на закупку сельскохозяйственных удобрений. Просим Вас в трехдневный срок подписать контракт и вернуть нам один оригинал. Приложение: упомянутое на … листах.

2. Нами была произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукции. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях важной корреспонденции. В таких документах используются следующие стандартные выражения:

(С благодарностью) подтверждаем получение…

Благодарим за письмо от … № … (за факс, за присланные экземпляры рекламы)…

Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.

При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:

Мы подтверждаем действие…

В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от… №…

Приведем образцы писем-подтверждений:

1. Подтверждаем получение Вашего письма от… № … Принимаем меры к выполнению заказа.

2. Мы подтверждаем итоги наших предварительных переговоров о поставке Вашему предприятию запланированного количества антрацита.

3. Подтверждаем действие дополнительного протокола от… № … к договору между нашими предприятиями от … № …

4.В подтверждение наших переговоров с Вашим представителем отгружаем Вам до 1 июля первую партию новых машин.

5. Получили Ваш факс от 31 июля 199_ г. Готовим предложения к предстоящим переговорам.

6. С благодарностью принимаем Ваше предложение встретиться для обсуждения перспектив нашего сотрудничества (5).

Следует обратить внимание на тот факт, что каждая часть деловых писем имеет свой набор речевых клише.

Вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма.

Примеры из некоторых устойчивых этикетных формул:

Мы получили Ваше письмо за № … от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать (с удовольствием узнали), что…

Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами.

Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.

Благодарим за письмо от… или за № …В ответ сообщаем…

Подтверждаем получение Вашего письма от… со всеми приложениями Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г., и сообщаем, что…

Разрешите написать Вам…

В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что…

В подтверждение нашей телеграммы от… сообщаем, что…

В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что…

Принимаем к сведению Ваше письмо от… и сообщаем …

По Вашей просьбе направляем Вам…

Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от …

Пожалуйста, примите наши извинения за …

Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).

Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ.

Примеры фраз, которые могут составить основу кратких писем:

Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки…

Просим ускорить отправку…

Просим поставить нас в известность о…

Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу…

Обращаемся к Вам с просьбой выслать…

Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения.

Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению.

Ваша просьба о… удовлетворена.

В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.

Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами.

В ответ на Ваши требования… сообщаем, что нами приняты следующие меры…

Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если вы согласитесь внести в него следующие изменения…

При написании основного текста письма употребляются обороты — скрепы:

В связи (в соответствии) с вашей просьбой…

В связи с вышеизложенным…

Одновременно с этим…

Во — первых… во — вторых… и т. д.

В первую очередь…

Кроме того … более того… помимо того…

Тем не менее… несмотря на…

Далее мы вынуждены…

Само собой разумеется…

Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным)…

В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами)…

Мы совершенно уверены…

Мы выражаем уверенность…

Это касается Вашей просьбы (предложения) …

Дело в том, что…

В противном случае мы вынуждены…

В сложившейся обстановке…

По нашему мнению…

Мы не согласны с вашей точкой зрения по следующим причинам…

В случае Вашего отказа (неуплаты)…

Далее Вы пишите…

К тому же…

В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше), сообщаем…

Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить)…

В виду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо)…

Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя)…

Таким образом (в заключение)…

Во избежание задержки…

Необходимо (нужно, следует) признать, что…

Мы испытываем затруднение с…

Фактически…

Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что…

Мы признаём…

Поставки будут производиться (осуществляться)…

Подтверждаем получение…

Обращаем Ваше внимание…

Вам, несомненно (очевидно) известно…

В заключительной части делового письма содержаться просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т. д. Здесь же могут быть извинения и благодарности.

Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставиться и печать.

Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например:

Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением…

Просим написать о своём решении. С уважением…

Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уважением…

Надеемся на скорый ответ. С уважением…

Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш…

Просим Вас поставить нас в известность. С уважением…

Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением…

Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением…

Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением…

Надеемся получить ответ в ближайшем будущем, и заранее благодарим. С уважением…

В надежде на благоприятный ответ. С уважением…

Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением…

Ожидаем Ваших заказов (одобрение, согласие, подтверждение). С уважением…

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество…

Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением…

В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш…

Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). С уважением…

В надежде на плодотворное сотрудничество. С уважением…

При получении письма, просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщить по телефаксу…). С уважением…

Заверяем Вас, что … С уважением…

Если к письму прилагается документация, чертежи и т. д., то в конце указывается наличие приложения, например:

«Приложение: от № …»

Согласно служебному этикету ответное письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него так же подписывает такой же руководитель, в крайнем случае, его заместитель (4, 172).

Таким образом, можно сделать вывод о том, что для каждого типа делового письма с положительной интенцией, а также для каждой его структурной части существует свой определенный набор стереотипных ситуаций и соответствующих им речевых средств, способствующих успешности деловой коммуникации, точности, ясности и лаконичности изложения вопроса, установлению взаимовыгодных и продолжительных деловых контактов.

Заключение

На основании вышесказанного можно сделать следующие выводы:

1) Деловые письма имеют различную интенцию (положительную, нейтральную, отрицательную). При этом именно письма с положительной интенцией являются наиболее приемлемыми для поддержания успешных деловых отношений.

2) Грамотное оформление документов и следование правилам речевого этикета позволяют организовать эффективную работу современного предприятия на всех уровнях его функционирования. Более того, от того, насколько правильно и рационально организована работа с документами на предприятии, зависит успех в деловых контактах, в заключении новых контрактах, в отношениях с представителями органов власти.

3) Жанр делового письма часто задает интенциональную структуру будущего высказывания. При этом набор интенций для каждого жанра является вполне предсказуемым, что способствует успешности деловой коммуникации.

Список используемой литературы

1. Деловое общение. Деловой этикет / Автор-составитель И. Н. Кузнецов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 431 с.

2. Колтунова, М. В. Нормы. Риторика. Этикет / М. В. Колтунова. — М.: Экономика, 2000.

3. Кузин, Ф. А. Культура делового общения / Ф. А. Кузин. — М.: Ось-89, 2002. — 320 с.

4. Рева, В. Е. Деловое общение / В. Е. Рева. — Пенза, ПГУ, 2003.

5. Русский язык и культура речи: Учебник / Под редакцией проф. В. И. Максимова. — М., 2002.

6. Сыщиков, О. С. Имплицитность в деловом дискурсе: Автореф. дис. … канд. филол. наук / О. С. Сыщиков. — Волгоград, 2000. 23с.

7. Формановская, Н. И. Русский речевой этикет: лингвистический иметодический аспекты / Н. И. Формановская. — Изд. 3-е. — Москва: URSS: Ком

Книга, 2006. — 156 с.

8. Этикет русского письма / А. А. Акиншина, Н. И. Формановская. — М., 2008.

9. Сайт www. dist-cons.ru

10. Сайт www.ruscorpora.ru