Особенности деловой переписки

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц. Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Виды деловых писем

Существует несколько видов основных деловых писем, каждое — со своими особенностями и спецификой написания:

Информационное письмо — это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

Письмо-ответ — это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

Письмо-подтверждение — это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т. п.

Письмо-претензия — это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.

Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице).

Пресс-релиз — это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.

Все эти документы имеют свои особенности (оформление, необходимые клише и так далее) и пишутся с употреблением официально-деловой лексики. Существуют так же типы деловых писем, такие как письмо-поздравление, письмо-соболезнование и так далее, которые относятся к личной деловой переписке и, несмотря на неделовой повод, строятся с использованием деловых клише и деловой лексики, однако в личных деловых письмах все же допустим творческий подход — например, письмо-поздравление может оформлять не на стандартном бланке организации, а на поздравительной открытке; а текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата.

Заключение

Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Отношение к документам — это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. По стилю составления и оформления писем, способам работы с ними можно судить о том, что происходит в организации.

Поскольку деловая переписка служит вполне определенным целям (информирование и регулировка отношений и процессов в сфере бизнеса, законотворчества, экономики и ряда других сфер деятельности, обладающих своей спецификой), то она отражает в себе ряд особенностей, присущих этим сферам деятельности. В деловой переписке используется официально-деловой язык, отличающийся от обычного разговорного языка специфичной лексикой (канцеляризмы, терминология), наличием специальных штампов, необходимых для структурирования писем, простым построением предложений, отсутствием неологизмов и жаргонизмов и так далее.

Так же являются особенными структура и оформление деловых писем, для которых существуют достаточно жесткие шаблоны и схемы, отступление от которых может повлечь за собой негативную реакцию адресата или недопонимание. В зависимости от цели письма, деловая переписка включает в себя целый ряд видов деловых писем, начиная от письма-запроса и заканчивая письмом-претензией, каждый из которых обладает собственной схемой структурирования, своими речевыми оборотами и клише, чтобы максимально полно выполнить свою функцию.

Таким образом можно сделать вывод, что деловая переписка включается в себя массу деталей и тонкостей, начиная от лексической составляющей и заканчивая смысловым контентом, созданным с помощью отдельных штампов, схем и приемов написания. Используя всю информацию об официально-деловом языке в целом и деловой переписке можно добиться от делового письма необходимого эффекта и корректно донести информацию, что является немаловажным как в бизнесе, так и в других деловых сферах.

1. Кожина М. Н. Стилистика русского языка. — М., 2004.

2. Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М., 1998

3.Лингвистический энциклопедический словарь. — М., 1990. — С. 212

4. Максимов В. И., «Русский язык и культура речи», Москва, 2002.

5. Стилистика русского языка/Под ред. Н. М. Шанского, М., — 1999

6. Янковая В. Ф. Деловая переписка: учебно-практическое пособие. — М., 2007.

Лингвистический энциклопедический словарь. — М., 1990. — С. 212

Кожина М. Н. Стилистика русского языка. — М., 2004. С. 220−221;

Кожина М. Н. Стилистика русского языка. — М., 2004. — С. 106

Стилистика русского языка / Под ред. Н. М. Шанского, 1989 — С. 223