Строй текста современного английского делового письма

Специфическое положение английского делового письма как инструмента международной деловой коммуникации делает его объектом исследования культурологии, социологии, психологии, лингвистики.

Данная диссертация посвящена изучению строя текстов английских деловых писем.

Предметом исследования является строй текста современного английского делового письма.

Актуальность исследования определяется необходимостью дальнейшей разработки проблемы предельного грамматически оформленного языкового элемента, которая является одной из центральных проблем лингвистической теории текста, а также стабильным интересом к механизмам порождения текстов деловой коммуникации.

Еще совсем недавно, не более полувека назад, предложение мыслилось высшим синтаксическим построением языка, конечной сферой функционального выхода в речь всей динамической системы языка, в которой парадигматика мыслилась не иначе, как жестко ограниченная рамками словообразования и словоизменения. Данная формула нашла окончательное утверждение в системе А. И. Смирницкого, провозгласившего предложение «минимальным речевым произведением» и исключавшего его из числа единиц языка (Смирницкий А.И., 1956).

Однако, практически одновременно с этим утверждением, порождающей грамматикой было провозглашено следующее: язык — множество предложений, а грамматика — механизм, порождающий это множество. Именно это послужило предпосылкой возникновения парадигматического понимания языка, с его парадигматической грамматикой, взятой в единстве морфологии и синтаксиса, в котором было заложено необходимое установление шестого сегментного уровня языка, получившего название диктемы, как уровня тех интегративных единиц языка, из которых непосредственно строится (и, следовательно, на которые раскладывается в восприятии) языковая речь в виде устного или письменного текста (Блох, 2000).

Сегодня на роль текстообразующей единицы в большинстве исследований для устной речи выдвигается синтагма, или смысловой сегмент, выделяемый фонетическим расчленением речи (межсегментные паузы вместе со смысловым ударением), а для письменной речи — сверхфразовое единство (СФЕ) (И.Р. Гальперин и др.) — Однако ни одна из единиц, предлагаемых на роль текстообразующей единицы и указываемых в качестве альтернатив предложению, не располагает собственными средствами предикации.

Понятие диктемы было выдвинуто профессором М. Я. Блохом в 1984 году, оно развивает и преобразует понятие сверхфразового единства. Принципиальное различие между диктемой и сверхфразовым единством состоит в том, что сверхфразовое единство в контексте выделивших его работ не имеет уровнеструктурного определения, а диктема, напротив, раскрывает свои свойства в качестве естественной составной части реверсивно-определенной уровневой структуры языка. Как составная часть этой структуры, она строго отвечает принципу построения из «одной или нескольких единиц непосредственно нижележащего уровня», т. е. из одного или нескольких предложений, она выделяется своей четкой функцией, не сводимой к функциям нижележащих единиц, но вбирающей в себя эти функции в рамках своего собственного, интегративно-текстового назначения выражать отдельную тему (Блох, 2000).

Понятие диктемы сегодня активно разрабатывается в лингвистической литературе. Тем не менее, поле исследования данной проблемы настолько обширно, что нам предоставляется возможность новых практических разработок в данной области, тем более что имеющиеся работы не охватывают пласт официальных документов на английском языке.

Целью настоящей работы является комплексное изучение строя текста современного английского делового письма.

В соответствии с целью исследования, в работе ставятся и решаются следующие задачи:

— изучение стиля официальных документов на английском языке и определение места современного английского делового письма в системе функциональных (речевых) стилей к английского языка;

— выявление стилистических особенностей текста современного английского делового письма;

— определение структурной рамки (архитектоники) современного английского делового письма и функционально-тематическое разбиение деловых писем на английском языке;

— диктемный анализ текстов современных деловых писем на английском языке;

— построение обобщенных моделей структурно-тематической организации текстов современных деловых писем на английском языке.

Теоретической основой исследования послужили положения, представленные в трудах профессора М. Я. Блоха: положение о диктеме, как об элементарной ситуативно-тематической единице текстаположение о четырех основных функционально-знаковых аспектах диктемы, а именно: о номинации, предикации, тематизации и стилизацииположение о рубриках информации, представленных в едином информационном комплексе, содержащемся в диктеме. При проведении анализа лингвистических особенностей текстов стиля официальных документов исследование опирается на положение о стилизации, выдвинутое профессором М. Я. Блохом, а также на теорию функциональных стилей языка, представленную в работах профессора И. Р. Гальперина. В рамках построения абстрактных моделей современных деловых писем на английском языке в работе затрагиваются некоторые положения теории дискурсивного анализа, представленные в работах Тойна ван Дейка, В. Дресслера и др.

На защиту выносятся следующие положения:

1. Деловое письмо на английском языке относится к функциональному стилю официальных документов, подстилю (жанру) коммерческой корреспонденции и имеет характерные признаки данного стиля, подстиля (жанра) (фиксированное расположение частей письма, унифицированные специфические правила оформления, наличие присущих исключительно данному типу текста клише, устойчивых формул, грамматических конструкций и т. д.). Тем не менее, как к показывает анализ материала, современное деловое письмо на английском языке становится более демократичным, спонтанным, имеет склонность к «разговорности», что отражается на выборе языковых средств (упрощение синтаксических конструкций, отказ от книжных слов и оборотов и т. д.).

2. Диктемы — элементарные ситуативно-тематические единицы текста — в тексте современного английского делового письма, в большинстве случаев, представлены блоками текста (абзацами, параграфами, пунктами списка и т. д.). Такая структурноъ тематическая организация текста делового письма представляется оптимальной, учитывая основную коммуникативную цель делового письма и такие требования, предъявляемые к современному деловому письму, как точность, логичность, краткость изложения, соблюдение принципов вежливости и кооперации (экономия времени читателя и проч.).

3. Диктема делового письма имеет специфические черты, отличающие ее от классической диктемы монологической письменной речи (ретроспективная связь диктем в тексте письма, преобладание репрезентативной кумуляции и супракумуляции, некульминационный характер диктем-предложений и т. д.).

4. Основными параметрами для разбиения современных английских деловых писем на функционально-тематические группы и построения обобщенных моделей текстов деловых писем являются, соответственно, обобщенная тема и структурно-тематическая организация текста делового письма. Иными словами, классификация и моделирование текстов деловых писем возможно именно на уровне тематизации диктемном уровне.

Теоретическое значение исследования заключается в том, что в работе проводится дальнейшая разработка проблемы предельного грамматически оформленного языкового элемента, которая является одной из центральных проблем лингвистической теории текста.

В работе рассматриваются современные тенденции в эволюции стилистической охарактеризованности и структурной рамки английского делового письма, а также делается попытка построения структурно-тематических моделей организации текстов современных деловых писем на английском языке, что является одной из наиболее интересных проблем современной текстотипологии.

Практическое значение работы заключается в том, что ее результаты имеют выход в практику преподавания английского языка. Они могут быть использованы в курсах английского языка, организованных для сотрудников компаний и организаций, имеющих иностранных деловых партнеров, а также для всех тех, кого, в силу их профессиональной принадлежности, и не только, могут заинтересовать правила и малоизвестные тонкости в составлении, написании и оформлении делового письма на английском языке.

Материал и методы исследования. Материалом исследования послужили деловые письма на английском языке, составленные сотрудниками российских и иностранных компаний в период с 1994 по 2005 годы (в использованных письмах может содержаться коммерческая информация, не подлежащая разглашению, в связи с чем названия компаний, адреса и некоторые количественные данные изменены). Основные тенденции в эволюции структурной рамки английского делового письма проиллюстрированы на примерах оригинальных британских и американских деловых писем XVIII и начала XX веков. В ходе исследования были проанализированы более 2000 английских деловых писем.

Для решения поставленных задач в диссертации использована комплексная методика исследования, включающая контекстуальный, компонентный и дескриптивный анализы.

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии и приложений.

Выводы.

Проведенное исследование позволяет отметить две тенденции в развитии современного английского делового письма: часть писем сохраняют свои традиционные характеристики, часть писем представляют собой «упрощенный» вариант делового письма, становятся более персонифицированными и «разговорными», что отражается на выборе формата и используемых языковых средств. Вторая тенденция относится, прежде всего, к аутентичным английским деловым письмам, поскольку их авторы свободнее в выборе языковых средств, чувствительнее к общей тональности и стилистической охарактеризованности письма, чем авторы, для которых английский язык не является родным.

Анализ материала показывает, что тексты современных английских деловых писем становятся менее «книжными», приближаясь к спонтанной нормативной разговорной речи. Прежде всего, это касается аспектов лексики и синтаксиса: существует тенденция к упрощению синтаксических структур (частотное употребление простых предложений) и использованию неоднородных лексических единиц (технические термины, специфические формулы коммерческой корреспонденции, устно-разговорные выражения и обороты).

Принцип вежливости в современном деловом письме реализуется на лингвистическом уровне в соблюдении композиционной организации делового письма, в употреблении слов «please», «possibly», «kindly» и др., а также путем отказа от повелительного наклонения в ситуациях побуждения к действию (за исключением клишированных формулировок типа «please find enclosed/attached», «do not hesitate to contact us» и т. д.

Изучение диктемного строя современных английских деловых писем позволяет сделать вывод о том, что диктема делового письма имеет специфические черты, отличающие ее от классической диктемы письменного монологического текста, в которой начало формирует ее тему, затем идет раскрытие темы и в конце подводится итог сказанному.

Диктемы современного английского делового письма не являются автономными единицами, они тесно связаны друг с другом в стройной цепи логического повествования как формальными связками, так и смысловым содержанием. Наиболее частотна ретроспективная супра-кумуляция, осуществляемая при помощи следующих связок: «contrary to what.», «in addition.», «in order to.», «hereby,» «therefore», «hence», «however» и др. Ту же функцию выполняют повторы.

Для английского делового письма характерна репрезентативная кумуляция, поскольку использование слов-заменителей может повлечь неясность, неоднозначность толкования содержащейся в письме информации.

Представление о диктеме как об элементарной единице тематизации текста, формируемой предложениями, позволило произвести разбиение текстов современных английских деловых писем на пять функционально-тематических групп. Тема любого текста представляет собой обобщенный предмет его содержания (М.Я. Блох, 2000). Название каждой группы было сформулировано исходя из обобщенной темы, выведенной из совокупности тем (микротем) составляющих исследуемые тексты писем диктем. Формулировки давались в более или менее приблизительных терминах, однако это не лишает их объективного характера: любые варианты формулировок при адекватном прочтении текста должны однозначно выразить инварианты его микротематического содержания. В результате мы получили следующее разбитие современных английских деловых писем:

1. Запросы;

2. Ответы на запрос;

3. Коммерческие предложения;

4. Рекомендательные письма;

5. Рекламации.

Подобно тому, как предложение включается в виде типической модели в знаковую систему языка, к ней же могут относиться возможные модели тематического построения текстов определенной коммуникативной направленности (модель письма-запроса, письма-ответа на запрос и т. д.).

Проблема построения абстрактной модели текста, концентрирующей в себе значимые параметры реальных текстов, является предметом современной текстотипологии. Если для функциональной стилистики фундаментальным является представление о наличии жанровой дифференциации в рамках функционально-стилевого образования, «возможность возведения жанровых признаков в ранг функционально-стилевых» (Разинкина, 1989), то целью типологических исследований является выявление доминантной модели, по которой строится текст, «выявление структур, предпочтительных или типичных для дискурсов данного вида» (Т. ван Дейк, 1989).

Представляется, что основным параметром для классификации и построения абстрактных моделей текстов современных деловых писем являются их обобщенная тема и структурно-тематическая организация. Иными словами, моделирование текстов возможно именно на диктемном уровне. Диктемы являются теми универсальными «кирпичиками», из которых строятся тексты различных тем, функций и стилей: стилистическая охарактеризованность текста делового письма задается в его диктемах: из тем (микротем), выражаемых диктемами, формулируется общая тема делового письма, предопределяющая его функциональную направленность.

Анализ материала показывает, что в большинстве текстов английских деловых писем наблюдается четкое соответствие между диктемами, представленными кумулемами или отдельными предложениями, и блоками текста (абзацами, параграфами, пунктами нумерованного списка и т. д.).

Поскольку каждая диктема выделяется своей микротемой, с точки зрения достижения коммуникативной цели делового письменного общения (воздействие на адресата) такая структуно-тематическая организация текста представляется оптимальной. Такое логичное представление фактуальной информации способствует соблюдению принципов успешной деловой коммуникации, облегчает роль адресата, являясь оптимальным для восприятия, повсеместно используется при написании современных деловых писем на английском языке и должно быть рекомендовано для изучающих деловой английский язык.

Изучение текстов деловых писем показывает, что сообщение типового английского письма — запроса строится четырьмя диктемами:

1. Представление автора письма или третьего лица, в чьих интересах написан запрос. (Кто написал письмо? Почему написан запрос?);

2. Непосредственно запрос (Что требуется автору письма?);

3. Детали (Каким образом? Каковы дополнительные требования, условия и т. д.?);

4. Заключительная формула вежливости.

Вторая и третья диктемы могут объединяться в одну, в зависимости от степени однородности представленной информации.

Текст сообщения письма — ответа на запрос содержит, как правило, три диктемы:

1. Ссылка на предшествующий запрос (Кто написал письмо? Почему?);

2. Непосредственно информация (Зачем написано письмо? Что может сообщить адресант?);

3. Заключительная формула вежливости.

Текст сообщения типичного письма-рекламации состоит из четырех диктем:

1. Спецификация товарауслуги ненадлежащего качества;

2. Описание причиненного ущерба;

3. Требования автора письма;

4. Дальнейшие действия автора письма;

5. Заключительная формула вежливости.

При этом вторая диктема может отсутствовать или быть расширенной до нескольких диктем в случае развернутого повествования, а заключительная формула вежливости может отсутствовать.

Заключение

.

Целью настоящего исследования стало комплексное изучение строя текста современного английского делового письма, охватывающее грамматический, стилистический, социолингвистический и прагматический аспекты. В работе были рассмотрены и лингвистические, и экстралингвистические характеристики современного делового письменного общения на английском языкеанализу подверглась структурная рамка и структурно-тематическая организация текста сообщения современного делового письма на английском языке.

Выбор направления исследования объясняется изменчивостью стандартов делового общения в стремительно развивающемся мире расширяющихся деловых и культурных контактов. Актуальность выполненного исследования определяется стабильным интересом к механизмам порождения текстов деловой корреспонденции на английском языке, а также необходимостью дальнейшей разработки проблемы предельного грамматически оформленного языкового элемента, которая является одной из центральных проблем лингвистической теории текста.

Теоретической базой исследования явилось положение профессора М. Я. Блохом о диктеме, как об элементарной ситуативно-тематической единице текста с присущими ей функционально-знаковыми свойствами номинации, предикации, тематизации и стилизации.

Понятие диктемы было выдвинуто в 1984 году и с тех пор активно разрабатывается в отечественной лингвистической науке. Диктема развивает и преобразует понятие сверхфразового единства (СФЕ), предлагаемого в большинстве исследований на роль текстообразующей единицы для письменного текста, но, в отличие от последнего, является универсальной единицей текста, как устного, так и письменного, в любых его стилистических проявлениях. Диктема не отменяет текстообразующий статус предложения, но стоит выше предложения в иерархии знаковых сегментов и служит переходным звеном между предложением и целым текстом.

Диктемный анализ текстов деловых писем на английском языке позволил провести функционально-тематическую группировку современных английских деловых писем, выделить типические обобщенные модели структурно-тематического построения текстов деловых писем, используемые в зависимости от общей темы и суммарной коммуникативной функции делового письма. В работе были выделены типологические черты высказываний-диктем, составляющих тексты английских деловых писем.

При проведении анализа лингвистических особенностей текстов английских деловых писем исследование опирается на положение о стилизации, выдвинутое профессором М. Я. Блохом, а также на теорию функциональных стилей языка, представленную в работах профессора И. Р. Гальперина.

Под стилизацией мы понимаем выявление в диктеме, а через нее и в целом тексте необходимой суммы стилистических показателей, результатом чего становятся тексты различных речевых стилей. Так, в исследовании уделено большое внимание рассмотрению стилизации текстов писем, в работе прослежены современные тенденции в эволюции стилистической охарактеризованности английского делового письма.

При решении задачи построения абстрактных моделей современных деловых писем на английском языке в работе были использованы некоторые положения теории дискурсивного анализа, представленные в работах Т. ван Дейка, В. Дресслера и др.

Рассматривая деловое письмо в контексте теории коммуникативных (речевых) актов мы подобно остановились на принципах успешной коммуникации и их реализации в тексте английского делового письма, приняв за основу принцип вежливости, выделенный в работах П. Брауна и С. Левинсона.

Результаты проведенного в работе исследования можно кратко сформулировать следующим образом:

1. Структурная рамка (архитектоника) делового письма на английском языке строго регламентирована и повсеместно применяется в англоязычной коммерческой корреспонденции.

Анализ материала показывает, что в деловой практике было выработано три основных формата деловых писем на английском языке, к которым прибегают в различных ситуациях общения.

2. Коммерческая переписка на английском языке относится к функциональному стилю официальных документов, подстилю (жанру) коммерческой корреспонденции, и имеет характерные признаки данного стиля, подстиля (жанра) (фиксированное расположение частей письма, унифицированные специфические правила оформления, наличие присущих исключительно данному типу текста клише, устойчивых формул, грамматических конструкций и т. д.). Тем не менее, как показывает анализ материала, современное деловое письмо на английском языке становится более демократичным, имеет склонность к «разговорности», что отражается на выборе языковых средств (упрощение синтаксических конструкций, отказ от книжных слов и оборотов и т. д.).

Проведенное исследование позволяет отметить две тенденции в развитии современного английского делового письма: часть писем сохраняют свои традиционные характеристики, часть писем представляют собой «упрощенный» вариант делового письма, становятся более персонифицированными и «разговорными». Вторая тенденция относится, прежде всего, к аутентичным английским деловым письмам, поскольку их авторы свободнее в выборе языковых средств, чувствительнее к общей тональности и стилистической охарактеризованности письма, чем авторы, для которых английский язык не является родным.

3. Диктема делового письма имеет специфические черты, отличающие ее от классической диктемы письменного монологического текста: диктемы современного английского делового письма тесно связаны друг с другом в стройной цепи логического повествования как формальными связками, так и смысловым содержанием.

Проведенное исследование позволяет заключить, что наиболее частотна ретроспективная супра-кумуляция, осуществляемая при помощи следующих связок: «contrary to what.», «in addition.», «in order to.», «hereby,» «therefore», «hence», «however» и др. Ту же функцию выполняют повторы.

4. В текстах современных деловых писем на английском языке, вне зависимости от различий, связанных с конкретной коммуникативной функцией и темой письма, наблюдается четкое соответствие между высказываниями-диктемами, как минимальными тематическими интегративными единицами, из которых строится целый текст, и блоками текста (абзацами, параграфами и т. д.). Данное соответствие представляется оптимальным, наилучшим образом отражающим характер представленной в деловом письме фактуальной информации.

5. Таким образом, наиболее эффективное построение текста делового письма, с точки зрения достижения коммуникативной цели — воздействия на читателя — представляет собой строгое разбиение текста деловых писем на тематические блоки (абзацы, параграфы, пункты нумерованного списка и т. д.), в соответствии с развиваемыми в тексте сообщения письма темами. Такая организация представляется оптимальной для восприятия, соответствует принципам успешной коммуникации (принципы вежливости, кооперации и т. д.) и может быть рекомендована изучающим деловой английский язык.

6. Представление о диктеме и реализациях ее функций в тексте позволяет провести функционально-тематическое разбиение современных деловых писем на английском языке на пять групп.

Название каждой группы писем было сформулировано исходя из обобщенной темы, выведенной из совокупности тем составляющих исследуемые тексты писем высказываний-диктем. Формулировки давались в более или менее приблизительных терминах, однако это не лишает их объективного характера: любые варианты формулировок при адекватном прочтении текста должны однозначно выразить инварианты его микротематического содержания. В результате мы получили следующее разбиение современных английских деловых писем:

1. Запросы;

2. Ответы на запрос;

3. Коммерческие предложения;

4. Рекомендательные письма;

5. Рекламации.

7. Подобно тому, как предложение включается в виде типической модели в знаковую систему языка, к ней же могут относиться возможные модели структурно-тематического построения текстов определенной коммуникативной направленности (модель письма-запроса, письма-ответа на запрос и т. д.). Объясняется это тем, что в речи не может выявляться ни одного обобщенного (типизированного) элемента формы и семантики, который бы не входил в систему языка (Блох М.Я., 2000).

Представляется, что основным параметром для классификации и построения абстрактных моделей текстов современных деловых писем являются их обобщенная тема и структурно-тематическая организация. Иными словами, моделирование текстов возможно именно на диктемном уровне. Именно высказывания-диктемы являются теми универсальными «кирпичиками», из которых строятся тексты различных тем, функций и стилей: стилистическая охарактеризованность текста делового письма задается его диктемамииз тем, выражаемых диктемами, формулируется общая тема делового письма, выражающая его суммарную коммуникативную функцию.

Как показал анализ материала, сообщение типового английского письма — запроса строится четырьмя диктемами:

1. Представление автора письма или третьего лица, в чьих интересах написан запрос;

2. Непосредственно запрос;

3. Детали;

4. Заключительная формула вежливости.

Текст сообщения письма — ответа на запрос содержит, как правило, три высказывания-диктемы:

1. Ссылка на предшествующий запрос;

2. Непосредственно информация;

3. Заключительная формула вежливости.

Коммерческие предложения на английском языке обычно строятся по следующему тематическому плану:

1. Представление компании;

2. Достижения компании;

3. Номенклатура предлагаемых продуктов услуг;

4. Преимущества предлагаемой продукции услуги перед аналогами;

5. Дальнейшие действия адресата в случае заинтересованности в сотрудничествеконтактная информация;

6. Заключительная формула вежливости, выражение надежды на сотрудничество.

Английские рекомендательные письма различаются в зависимости от юридического статуса лица, кому дается характеристика. Для физических лиц письмо-рекомендация обычно имеет следующий строй:

1. Представление рекомендуемого лица (имя и должность, время работы в компании, ее название и т. д.);

2. Профессиональная характеристика рекомеднуемого лица (обязанности и полномочия, профессиональные навыки) — .

3. Личные качества рекомендуемого лица;

4. Заключительная формула вежливости (пожелания компании своему бывшему сотруднику).

Для писем-рекомендаций, выдаваемых юридическим лицам, характерен следующий тематический план:

1. Представление рекомендуемой компании;

2. Информация о рекомендуемой компании;

3. Статус предоставленной информации (имеет ли она юридическую силу или нет).

Текст сообщения типичного письма-рекламации состоит из четырех высказываний-диктем:

1. Спецификация товарауслуги ненадлежащего качества;

2. Описание причиненного ущерба;

3. Дальнейшие действия автора письма;

4. Заключительная формула вежливости.

При этом второе высказывание может отсутствовать или быть расширенной до нескольких высказываний в случае развернутого повествования.

Таким образом, в настоящем исследовании был проведен комплексный лингвистический анализ текста современного английского делового письма.

Диктемный подход, применительно к тексту делового письма, позволил получить новые данные о структурно-тематической организации и стилистической охарактеризованности этого типа текста как особого вида делового общения.

Так, в работе была проанализирована структурно-тематическая организация текстов современных деловых писем на английском языке, определены основные современные тенденции в развитии стилистической охарактеризованности английского делового письма, сделана попытка построения абстрактных моделей деловых писем на английском языке, раскрыта форма и содержание элементов структурной рамки делового письма.